A prova de entrega eletrónica na logística

10 Agosto 2021

Num contexto em que as entregas são cada vez mais rápidas, é fundamental oferecer uma experiência satisfatória tanto para o cliente como para a empresa.

A prova de entrega eletrónica (PEE), também conhecido em inglês como proof of delivery (POD), consiste num controlo digital de todas as informações relacionadas à entrega de um pedido, fundamental para agilizar o último elo da cadeia de abastecimento. O seu uso logístico é cada vez mais comum, tornando-se essencial para o e-commerce. Mas quais são os principais benefícios e como funciona exatamente uma prova de entrega eletrónica? Neste post, explicaremos o seu funcionamento e vantagens.

O que é a prova de entrega eletrónica?

A prova de entrega eletrónica é um recibo digital em que uma pessoa ou empresa (compradora) confirma ter recebido de outra empresa (emissora) uma mercadoria ou uma série de mercadorias nas quantidades e prazos previamente acordados.

A função da prova de entrega eletrónica é verificar a existência e cumprimento de uma entrega, registando a hora, o endereço de entrega, o nome e a assinatura do destinatário que recebeu o envio. Por sua vez, reflete-se a quantidade total de produtos recebidos, bem como as características de cada um deles. A empresa de transporte pode aceder instantaneamente o documento assinado eletronicamente e verificar se o pacote foi entregue.

A prova de entrega eletrónica foi-se consolidando progressivamente e, hoje, a grande maioria das empresas, principalmente os operadores logísticos, utilizam essa ferramenta para oferecer um maior controlo do processo de entrega.

A prova de entrega eletrónica otimiza o tempo da última milha
A prova de entrega eletrónica otimiza o tempo da última milha

Diferença entre o aviso de recebimento e a prova de entrega eletrónica

A principal e única diferença entre o aviso de recebimento tradicional e a prova de entrega eletrónica está na digitalização do documento, facilitando a sincronização imediata da gestão da informação entre fornecedor e cliente.

Enquanto no aviso de recebimento a assinatura é feita em documento físico, na prova de entrega eletrónica ela é feita por meio de um dispositivo eletrónico, como, por exemplo, uma aplicação instalada num smartphone. Obviamente, ao ficar registada no sistema, a prova de entrega eletrónica pode ser consultada pelo remetente muito antes do aviso de recebimento, que deve passar primeiro pela área administrativa. Com a prova de entrega eletrónica, não é preciso o custoso trabalho de arquivamento e custódia que os recibos exigem.

Como funciona um sistema de prova de entrega eletrónica?

O funcionamento da PEE pode ser resumido em quatro etapas:

  • Importação de informações: o primeiro passo é inserir todos os dados e informações necessários no sistema: ID do pedido, número de rastreamento, descrição do pedido, endereço de entrega, nome do remetente e destinatário, preço, etc.
  • Sincronização de pedidos: assim que todos os dados forem importados, o software sincroniza os pedidos a serem entregues para que sejam refletidos no PDA ou na aplicação do smartphone do entregador.
  • Assinatura eletrônica: quando a transportadora chega ao destino, deve concluir a entrega por meio da assinatura eletrónica do destinatário. A maioria dos aparelhos com prova de entrega eletrónica, além da assinatura, também permite fotografar a embalagem como prova gráfica de que foi entregue em bom estado ou, em caso de acidente, para informar que foi danificada ou sofreu qualquer outro incidente.
  • Transferência de informações: após concluir a entrega do pacote, a aplicação gera automaticamente uma notificação de entrega para o destinatário e o remetente. Desta forma, ambas as partes recebem a confirmação que a entrega foi bem-sucedida, ao mesmo tempo que se recebe o documento que contém a assinatura do cliente e todos os dados de envio.
A prova de entrega eletrónica confirma que os pedidos pré-preparados foram entregues no armazém
A prova de entrega eletrónica confirma que os pedidos pré-preparados foram entregues no armazém

Validade jurídica da prova de entrega eletrónica

Qualquer documento assinado por assinatura eletrónica tem validade legal e é aplicável em toda a União Europeia (e em muitos países, entre eles, os Estados Unidos).

O Regulamento n.º 910/2014, conhecido como eIDAS e que entrou em vigor em toda a europa em 2016, é o quadro normativo europeu que confere validade jurídica às assinaturas eletrónicas. Por sua vez, nos Estados Unidos é possível graças à lei ESIGN e à lei de transações eletrónicas uniformes Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Benefícios da prova de entrega eletrônica

O uso da PEE oferece os seguintes benefícios logísticos:

  • Produtividade: o uso da prova eletrónica de entrega acelera a entrega (encurta os tempos) e facilita a gestão subsequente de informações.
  • Aumento da informação: a quantidade de informações que um recibo em papel reúne é limitada em relação às possibilidades da prova de entrega eletrónica, no qual pode até anexar imagens do produto entregue.
  • Redução de custos: a digitalização elimina os custos de armazenagem e pessoal para arquivamento de documentos.
  • Eficiência: o tratamento manual de todas as informações relacionadas à entrega pode levar a erros ou perda de documentos, algo impensável com a prova de entrega eletrónica.
  • Rastreabilidade: o sistema com o qual funciona a prova de entrega eletrónica também fornece informações relacionadas ao andamento do envio. Pudendo ser consultado consultar a qualquer momento.
  • Satisfação do cliente: a rastreabilidade ajuda as empresas a identificar rapidamente os possíveis incidentes e, assim, informar ao destinatário exatamente quando eles receberão o seu produto, com objetivo de melhorar a satisfação do cliente final.
  • Sustentabilidade: é sempre um bom momento para eliminar o uso de papel e realizar uma atividade mais sustentável e respeitosa com o meio ambiente.

Graças à prova de entrega eletrónica, as empresas não só têm a garantia de que os pacotes são entregues com sucesso, mas também aproveitam os vários benefícios que essa tecnologia oferece.

O papel do SGA na prova de entrega eletrónica

Deve-se notar que a prova de entrega eletrónica é um serviço que depende principalmente das agências de transporte, que são responsáveis por fornecer um serviço eficiente e livre de erros ao cliente final.

Um sistema de gestão de armazém, como o Easy WMS, é o elo entre o armazém e a transportadora. Este SGA, através do módulo Multi Carrier Shipping Software, é responsável por fornecer ao operador logístico todas as informações relativas ao pedido para que o envio seja efetivo: a etiqueta de envio, a prova de entrega eletrónica e o número de rastreamento. O Easy WMS colabora com as principais agências de transporte de cada país, sendo que todas utilizam o comprovativo de entrega eletrônico na entrega das encomendas.

O sistema de gestão de armazém gera automaticamente a etiqueta de envio para a transportadora
O sistema de gestão de armazém gera automaticamente a etiqueta de envio para a transportadora

A prova de entrega eletrónica: ao serviço da tecnologia

A prova de entrega eletrónica é praticamente o último elo para ter visibilidade em tempo real de toda a cadeia de abastecimento. Embora ainda existam empresas que trabalham com recibos em papel, a tendência é apostar na prova de entrega eletrónica para gerir digitalmente o processo de entrega e agilizar a movimentação das informações logísticas.

Na Mecalux, somos especialistas no uso de tecnologia aplicada à logística. Por isso, se deseja aproveitar ao máximo as suas operações, do armazenamento à gestão, entre em contato connosco para que possamos ajudá-lo e assessorá-lo.