As funções do armazém

Para que serve um armazém? Um armazém bem projetado deve ser capaz de desempenhar as funções seguintes:

• O recebimento de todos os produtos abrangidos pela atividade industrial da empresa proprietária do armazém 
• A execução de um controlo de qualidade imediato 
• O controlo e registo dos produtos armazenados 
• A correta armazenagem das mercadorias
• A preparação das encomendas destinadas aos armazéns regionais, aos clientes ou a ambos
• A expedição rápida das encomendas

Sabe em que é que consiste cada uma dessas funções?

Recebimento de produtos 

Para um recebimento correto de todos os produtos abrangidos pela atividade industrial da empresa que instala um armazém central, é necessário realizar uma série de trabalhos prévios para determinar as necessidades dos meios mecânicos, humanos e informáticos necessários.

O primeiro passo começa com uma análise exaustiva dos produtos recebidos no centro. Tal análise deve considerar as dimensões e peso das unidades de carga, a consistência da embalagem ou embalagens, se forem utilizadas, além da frequência de chegada de cada material e a quantidade de mercadoria rececionada em cada envio.

Peso e dimensões dos produtos que devem ser recebidos

A análise desses dois fatores condiciona as necessidades que devem ser abrangidas em relação às mercadorias rececionadas, ao tipo de equipamento e à sua respetiva capacidade de carga. No entanto, estas não vão ser necessariamente as mesmas que posteriormente serão utilizadas para a armazenagem propriamente dita. É conveniente que as máquinas utilizadas na zona de armazenagem possam também ser usadas para a receção e, se for possível, também para a expedição.

As mercadorias recebidas podem ser de diferentes formas, tamanhos e pesos. De facto, quase sempre é assim sendo mais frequente quanto mais variadas forem as fontes de abastecimento.

Costumam ocorrer duas situações: todas as unidades têm as dimensões e o peso adequado para a sua armazenagem direta, ou uma boa parte delas não possui essas características tendo que sofrer alterações antes de ser localizada.

Em ambos os casos, o armazém central deve estar preparado para receber, preparar e armazenar qualquer tipo de mercadoria e, portanto, deverá dispor de um ou vários cais de carga, equipamentos de movimentação para a descarga dos camiões, uma zona de receção e, quando necessário, outra de preparação.

Meios mecânicos utilizados para a carga e descarga 

Os equipamentos ou meios mecânicos que podem e costumam ser utilizados para facilitar a carga e descarga da mercadoria são os porta-paletes, os empilhadores elétricos (retráteis, trilaterais, etc.) ou de combustão.

Execução de um controlo de qualidade imediato 

O controlo de qualidade realizado num armazém central deve limitar-se à verificação de que o conteúdo da embalagem em que o produto é rececionado corresponde ao continente.

Para facilitar essa operação, as unidades de carga devem estar acompanhadas de uma guia de remessa, onde se especifique as características do produto que foi rececionado, o seu nome comercial caso exista e a quantidade de unidades contida em cada embalagem ou recipiente (por exemplo, em cada palete, contentor ou caixa).

Com essa guia, o operador de armazém que rececionar a mercadoria deve fazer uma amostragem seletiva, abrindo algumas embalagens, se for necessário, para verificar o seu conteúdo. Essa análise é realizada para certificar tanto a quantidade como a qualidade do envio.

Um segundo aspeto que o controlo de qualidade deve verificar é o da embalagem para comprovar se é suficientemente resistente para suportar o tempo e as condições de armazenagem previstas. É nesse momento que se faz, se necessário, a modificação da embalagem a fim de a adaptar às características do armazém, e isso é feito, sobretudo, quando se trata de um armazém central que receciona mercadorias de diversas proveniências ou fornecedores.

Controle e inventário dos produtos armazenados 

Imediatamente depois do controlo de qualidade faz-se a contagem dos produtos. Após ser feita (nunca antes), os dados são inseridos no computador central. O departamento de receção deve dispor de um ou vários terminais para que, caso se detete alguma discrepância entre a mercadoria e a guia de remessa que a acompanha, possa ser feita imediatamente uma reclamação à fábrica ou ao fornecedor correspondente.

Quando se registar a entrada da carga no computador, o sistema deve informar a localização precisa atribuída a cada unidade, de acordo com a programação de armazenagem preestabelecida.

Durante o processo de expedição das mercadorias a operação é inversa, ou seja, informa-se o computador central da baixa ou saída das unidades correspondentes. Assim, o sistema de gestão poderá dispor do espaço vazio e atribuir-lhe uma nova carga.

Essa saída de mercadoria deve ser feita no momento em que se realiza a operação porque, embora o computador emita uma guia de remessa, durante o tempo decorrido entre a emissão desse documento e a recolha da carga da sua localização a sua posição deve constar como ocupada.

Caso contrário, o sistema poderia considerar a posição livre e atribuir-lhe uma nova carga. Se a carga anterior ainda não tiver sido recolhida, o operário poderia encontrar o espaço ocupado, uma situação que pode acontecer caso a entrada e saída de mercadorias decorra em ritmos diferentes. Para evitar essa situação, o computador não considera que a localização esteja vazia até ao momento em que o operário recolha a unidade e registe-o no sistema. A utilização de um WMS (Software de Gestão de Armazém) adequado garante todos os processos envolvidos nesse ponto e evita tal tipo de erro na gestão das posições.

Armazenagem correta das mercadorias 

Os armazéns centrais devem dispor dos meios mecânicos suficientes e necessários para fazer a correta armazenagem das mercadorias. Se estas forem rececionadas em paletes, é preciso dispor de algum dos meios ou equipamentos de movimentação para serem manuseadas com comodidade e segurança e, posteriormente, depositadas na zona de armazenagem.

Se, pelo contrário, a mercadoria for rececionada a granel, é necessário dispor também dos meios exigidos para a sua movimentação, bem como das ferramentas ou máquinas para serem embaladas. Portanto, é preciso dispor de baldes, contentores ou outros elementos mecânicos adequados, como minicarregadoras ou inclusive pás carregadoras, se o volume e características da mercadoria assim o exigir.

Em geral, não é possível fazer uma armazenagem correta nem exigir rentabilidade e eficiência de uma instalação que não esteja dotada dos meios físicos, humanos e materiais adequados.

Preparação de encomendas com destino aos armazéns regionais 

Tal como indicado no início desse texto, uma das missões fundamentais de um armazém central consiste em servir de reserva para os centros regionais ou locais, por isso, uma das funções essenciais a desempenhar é a preparação das encomendas solicitadas por esses centros. Essa operação pode ser realizada de forma diária, semanal, mensal ou bimestral, ou com maiores intervalos de tempo, dependendo da periodicidade necessária, dos produtos manuseados e do seu tamanho.

A secção seguinte analisará os diferentes sistemas e métodos disponíveis para a preparação de encomendas. Todos eles foram estudados para aplicações específicas, por isso, a sua utilização baseia-se na adaptação às necessidades concretas de cada empresa.

Convém destacar que para um armazém central fazer uma boa preparação de encomendas é imprescindível haver espaços para tal finalidade nas estantes ou no solo. Para tal, é fundamental fazer uma correta armazenagem.

Normalmente, a preparação de encomendas num armazém central é feita no solo ou mediante sistemas automáticos ou semiautomáticos, portanto, essa é a forma como deve ser projetado. Isso proporciona uma maior capacidade de armazenagem, bem como melhora a facilidade e rapidez da operação.

A razão pela qual ocorrem essas duas vantagens deve-se a dois fatores principais:

1.  A possibilidade de preencher completamente os espaços das estantes, evidentemente, aumenta a capacidade de armazenagem em comparação com a preparação na estante, que faz com que o espaço ou os espaços destinados para tal finalidade estejam na maior parte do tempo semivazios.
2. Em segundo lugar, o piso é o nível adequado para que os operadores de armazém executem tais operações, multiplicando o seu rendimento e incorporando essa facilidade (menor número de erros), para além da referida rapidez proporcionada.

Por outro lado, a preparação de encomendas mediante sistemas automáticos ou semiautomáticos reduz os tempos utilizados. Contudo, para conseguir um maior rendimento possível, é necessário que as encomendas sejam programadas adequadamente, sendo muito importante a sua realização, se possível, por unidades de carga completas. Outro fator que influencia a agilidade e eficiência é a capacidade de o armazém central estar permanentemente informado das necessidades dos restantes pontos da cadeia e prever, com a maior antecedência possível, as suas necessidades.

Como conseguir essa previsão? O único sistema eficaz que permite consegui-la é a informação e, quanto mais rápida e precisa, melhores serão os resultados. Por isso, é indispensável estabelecer uma comunicação em tempo real entre todos os elos da cadeia, desde o ponto de consumo final mais remoto (por exemplo, o estabelecimento comercial que vende os artigos) até ao computador central do ponto de produção ou recolha.

A comunicação entre o comércio e o armazém regular decorre via online. A comunicação entre o armazém regulador e o seletor de encomendas realiza-se do operário para o computador mediante um scanner que estabelece a comunicação por ondas de rádio. Finalmente, a comunicação entre o armazém regulador e o central realiza-se de computador para computador também via online. 

O sistema pode ter diversas variações e existem outras alternativas. As empresas especializadas nas tecnologias da informação são as mais adequadas para determinar as soluções e o desenho das comunicações necessárias. Além disso, para que tudo permaneça sob controlo é imprescindível contar com um bom Sistema de Gestão de Armazéns (SGA-WMS).