Inventário rotativo, permanente ou anual?

10 Janeiro 2020

As empresas de logística compartilham uma obrigação em comum: fazer o inventário. Tal tarefa pode ser realizada de diferentes maneiras e é conhecida por diferentes nomes, por exemplo: inventário anual, inventário permanente e inventário rotativo.

Além de ser um dever legal, fazer o inventário é fundamental para controlar os produtos e as quantidades que existem no armazém.

Antes de seguir, é preciso responder a uma pergunta:

O que é um inventário?

O inventário contábil é um dever que todas as empresas logísticas devem executar. Além de estarem obrigadas a fazer o inventário contábil, a legislação também obriga a fazer um inventário físico pelo menos uma vez por ano. Essa operação consiste em fazer uma contagem manual de todos os produtos e mercadorias armazenadas. Essa operação costuma ser realizada sob a supervisão do chefe da cadeia de distribuição.

O inventário físico — ou manual — é particularmente prático no momento de comparar o stock registrado no Sistema de Gestão de Armazéns (WMS) com o stock real. Graças ao inventário físico, as empresas podem detectar discrepâncias, como possíveis falhas logísticas, ou seja, erros de sinalização, referências, picking, etc.

Para a empresa garantir uma gestão de stock adequada é imprescindível fazer o seguinte:

  • Etiquetar os artigos para ter as referências corretas.
  • Ter uma boa sinalização.
  • Organizar corretamente todas as famílias e subfamílias de artigos: armazenar bem os diferentes tipos de stock.
  • Planear os inventários físicos ou contábeis, seja um inventário permanente, anual ou rotativo.

Que tipos de inventário existem?

Tanto em logística quanto em qualquer outro setor, cada empresa tem liberdade para fazer o inventário físico de acordo com a frequência — respeitando o prazo mínimo de uma vez por ano — e a metodologia que mais convenha. Dessa forma, cada companhia faz a contagem de todos os artigos armazenados ou de apenas certos tipos de artigos de forma permanente, anual ou rotativa.

1. Inventário permanente

Esse método, também denominado inventário informático, é necessário se quisermos conhecer o stock em tempo real. Com cada entrada e saída do stock de um artigo, se registra a contagem das quantidades disponíveis em stock: as quantidades que entram e o stock final ou as quantidades que saem e o stock restante.

Embora a sua execução nem sempre seja fácil e exija recursos, sobretudo quando a quantidade de artigos e/ou a rotatividade dos stock forem altas, será graças a esse tipo de inventário físico que a sua gestão de stocks resultará mais precisa e condizente com a realidade.

Como já vimos no artigo sobre as vantagens de uma gestão inteligente do armazém, caso tenhamos uma gama muito ampla de referências, essa prática será muito útil e fará parte integral do Sistema de Gestão de Armazéns. Além disso, proporciona uma visão contínua da quantidade de mercadorias disponíveis para evitar as quebras de stock e, com isso, possíveis problemas com o cliente.

2. O inventário anual

Como seu próprio nome indica, o inventário anual é realizado uma vez por ano para confirmar os resultados obtidos com o inventário contábil.

Essa operação também é muito trabalhosa. De fato, como é feito uma vez por ano, será necessário treinar e preparar seu pessoal corretamente para evitar grandes diferenças em comparação com o inventário contábil. Além disso, se o armazém for grande e tiver muitas referências, reserve vários dias para executar a operação completa.

3. O inventário rotativo

Se os dois tipos de inventário mencionados anteriormente não o convenceram porque a implementação seria muito trabalhosa — financeira ou humanamente —, com certeza o inventário rotativo é o que mais convém ao seu negócio. As empresas que optaram por ele fazem contagens periódicas e planeadas de uma ou várias partes da suas referências armazenadas, várias vezes por ano.

Essa prática permite que as empresas beneficiem de muitas vantagens:

  • Evitar quebras de stock: tal como o inventário permanente, essa técnica permite ter uma visão mais geral e regular do stock.
  • Atualize regularmente as quantidades de stock disponíveis e evite prolongar erros de entrada ou de saída de stock durante muito tempo.
  • Menos trabalhoso de implementar que os inventários permanentes ou anuais.

É importante avaliar adequadamente as suas necessidades inclusive antes de escolher o tipo de inventário físico que deseja instalar no armazém. Se o método de inventário utilizado não for o adequado, será possível alterá-lo sem problemas.