A codificação é um dos métodos mais eficazes para identificar e controlar todos os produtos de um armazém

Codificação de mercadorias no armazém

02 Dezembro 2021

A codificação das mercadorias no armazém permite uma boa organização do stock, o que influencia positivamente todas as atividades realizadas nas instalações. Por conseguinte, cada produto deve ser identificado a partir do momento em que é recebido.

O processo de codificação de mercadorias consiste em identificar os produtos de forma inequívoca com um código. Este código está associado a uma etiqueta fixada ao produto, que permitirá o acesso a ele eletronicamente. A etiquetagem mais estabelecida no mundo da logística são os códigos de barras e as etiquetas RFID.

Este artigo explica em detalhes o que é codificação e quais são os benefícios de identificar todos os produtos no armazém adequadamente. Da mesma forma, serão especificados os equipamentos e critérios utilizados para a codificação, com especial destaque para o SGA.

O que é codificação de mercadorias em um armazém?

Codificar significa atribuir um código a um produto. A partir deste código poderemos conhecer algumas das suas principais características: referência, data de chegada ao armazém, data de embalagem e validade, ingredientes, perigosidade, entre outros.

O objetivo da codificação é identificar de forma única a mercadoria (não pode haver dois produtos com o mesmo código). O sistema de gestão de armazém (SGA) desempenha um papel importante neste processo. O SGA é aquele que gera o código para cada item, atribui as localizações dos produtos no armazém e monitora as diferentes fases por que passam (ou, o que é o mesmo, controla a sua rastreabilidade).

Hoje, tendências como as entregas ultrarrápidas ou o a armazenagem de mercadorias mais pequenas aumentaram a complexidade dos processos de armazenagem. Por isso, estabelecer um controlo exaustivo dos artigos e registar todos os seus movimentos é vital para estudar com precisão os fluxos de mercadorias e poder otimizá-los. Graças à codificação e à ajuda de um SGA, os operadores podem localizar e enviar produtos mais rapidamente e com menos erros.

Vantagens de codificar e etiquetar produtos

A codificação é muito útil em todos os elos da cadeia de abastecimento, do fabricante ao consumidor final. Ajuda os fabricantes a controlar o status do stock e a localizar e enviar itens rapidamente. Os consumidores, por sua vez, beneficiam das boas práticas logísticas que as empresas implementam e, portanto, de ter produtos em stock na hora de comprar ou de receber os seus pedidos online com prontidão e sem erros.

Dessa forma, codificar os artigos e tê-los devidamente identificados oferece as seguintes vantagens:

  • Agilidade no recebimento: se todos os produtos que chegam ao armazém forem etiquetados, eles podem ser identificados mais rapidamente. Assim que a sua etiqueta é lida por um terminal de radiofrequência, o item é automaticamente registado no sistema.
  • Rastreabilidade: com a identificação de todos os produtos, é fácil acompanhar as diversas etapas pelas quais a mercadoria transita.
  • Controlo de stock em tempo real: é possível ter informações sobre o número exato de mercadorias existentes no armazém a todo momento.
  • Conhecimento mais profundo do negócio: quanto mais dados tiver, mais fácil será tomar decisões sobre como melhorar as operações e antecipar novas procuras dos clientes. Graças à codificação, é possível analisar uma infinidade de variáveis: desde quando e em que quantidade cada produto é vendido, até que espaço é necessário para alojá-lo no armazém.
  • Preparação de pedidos eficiente: o picking é uma das operações que requer mais tempo e recursos. Ter todos os itens controlados e identificados dá agilidade, pois o SGA conhece a localização exata de cada SKU e dá ordens precisas aos operadores de como localizá-los.
  • Sem erros: ter o género identificado evita perdas e erros em qualquer operação, o que resulta em um melhor atendimento logístico, uma maior satisfação do cliente e uma redução considerável de custos.
O código de barras é o sistema de codificação mais difundido em logística devido à sua facilidade de identificação correta dos produtos

O código de barras é o sistema de codificação mais difundido em logística devido à sua facilidade de identificação correta dos produtos

Tipos e padrões de codificação de artigos

Existem diferentes formas de codificar a mercadoria do armazém, dependendo dos símbolos utilizados. As empresas escolherão o sistema mais adequado para as suas necessidades. Os tipos mais comuns são:

  • Codificação numérica: apenas números são usados (sem letras, sem sinais).
  • Codificação alfabética: consiste apenas em letras.
  • Codificação alfanumérica: o código é uma combinação de letras, números e sinais.

Se a empresa adotar o seu próprio sistema de códigos, a sua gestão deve ser fácil e utilizável por todo o pessoal envolvido. Recomenda-se que sejam códigos curtos e sempre com a mesma extensão para facilitar a leitura e a escrita.

Uma vez decidido o tipo de codificação, o próximo passo é etiquetar a mercadoria. É aí que entra o código de barras, a forma mais comum de representar um código num armazém. O leitor a laser é responsável por reconhecer as barras e convertê-las no seu equivalente alfanumérico, tornando-o um sistema rápido e preciso.

Embora existam alternativas mais modernas, como os códigos QR ou as etiquetas RFID, é difícil superar a simplicidade e a eficiência do código de barras. O que o torna ainda omnipresente no setor de logística. Além disso, o código de barras pode ser usado tanto interna quanto externamente. Mas para ser usado externamente, entre empresas diferentes, deve obedecer a uma série de normas e padrões.

A GS1 (anteriormente conhecida como International Article Numbering Association) desenvolveu um sistema de codificação que garante a identificação única de produtos internacionalmente.

Vamos ver os códigos mais comuns que esta associação estabeleceu:

  • EAN-13: é utilizado para identificar, principalmente, artigos que ficam expostos nos pontos de venda. É assim chamado porque inclui treze dígitos numéricos que são divididos em quatro categorias: país de origem, empresa que criou o produto, código do produto e um número de controlo. O código do fabricante é fornecido pelo órgão competente de cada estado.
  • EAN-128 ou GS1-128: este código é criado com a finalidade de fornecer informações adicionais às fornecidas pelo EAN-13 (por exemplo, peso, data de fabricação, prazo de validade, lote, número de série, destino final do produto, etc.). É o código de referência no setor logístico.
  • SCC (Serial Shipping Container Code): é aplicado para o tratamento e acompanhamento de pedidos. Este código é especialmente útil para garantir entregas eficientes.

ERP e WMS: software para codificar a mercadoria

A única maneira de codificar os itens no armazém corretamente é por meio de um software: basicamente, ERP e SGA.

O ERP atribui um código a cada item do catálogo da empresa de forma totalmente automática. O código deve respeitar o tipo de codificação utilizada pela empresa (EAN-13, EAN-128, etiqueta RFID, etc.).

Por sua vez, o SGA (como o Easy WMS da Mecalux) também pode gerar códigos, por exemplo, para artigos que chegaram ao armazém sem codificar ou para novos artigos que foram gerados no armazém, como os kits. Nestes casos, os operadores devem identificar cada item um a um e inseri-lo manualmente no sistema (indicando as suas características para que o SGA possa reconhecer o que é e criar um código para esse fim).

Através da leitura de um código, são acedidas todas as informações sobre o item em questão (peso, volume, cuidados a ter em conta na armazenagem ou rotação).

O ERP tem mestres, ou seja, bases de dados com todas as regras e dados essenciais para o desenvolvimento da atividade empresarial (entre outros, agências de transporte, fornecedores e, claro, o mestre de artigos). O mestre de artigos é o que tem maior relevância na logística e na codificação em particular, pois inclui todos os dados da mercadoria.

O SGA absorve todos os dados do mestre de artigos para realizar uma gestão conveniente da mercadoria no armazém. O modo como os diferentes processos são desenvolvidos dependerá das características da mercadoria. No picking, por exemplo, é necessário saber o volume da mercadoria para definir quais caixas devem ser utilizadas ou que embalagens devem ser utilizadas.

A ligação entre o ERP e o SGA deve ser permanente e bidirecional, pois com todas as informações do código e do mestre de artigos, o SGA pode organizar os produtos no armazém com base em critérios como a sua natureza, volume, peso, estado, apresentação ou seus atributos (validade, qualidade, cor, etc.).

O SGA deve ser projetado para desenvolver uma estratégia de localização de mercadorias com base nas preferências ou necessidades da empresa. Esta correta distribuição no armazém tem uma influência positiva em todas as atividades que aí decorrem, especialmente na preparação de pedidos.

Ao ter todos os itens codificados, o SGA pode classificá-los e projetar uma estratégia de localização para a mercadoria no armazém

Ao ter todos os itens codificados, o WMS pode classificá-los e projetar uma estratégia de localização para a mercadoria no armazém

Codificação: ordem e controlo

A codificação é um processo cujo objetivo final é facilitar a localização da mercadoria no armazém e obter rastreabilidade completa. Codificar é sinónimo de ordem e controle. Ter todos os itens identificados disponíveis contribui para uma gestão de armazenagem muito mais eficiente. A vantagem mais óbvia é a rastreabilidade: registar cada um dos movimentos dos produtos em toda a cadeia de abastecimento.

Não há dúvidas da importância do SGA, um sistema capaz de controlar o stock e todos os movimentos que ocorrem dentro do armazém, tanto para conhecer o stock quanto para localizar o género. Para que isso seja possível, é essencial a coordenação entre o ERP (que gere o mestre de artigos com todos os dados de cada produto) e o SGA (responsável pela leitura do código do produto e a atribuição de uma localização no armazém).

As empresas devem identificar todos os itens à medida que chegam ao armazém para atribuir-lhes a localização correspondente de acordo com as suas características. O SGA incorpora regras para distribuir a mercadoria corretamente no armazém. Este sistema sabe a localização exata de cada item a qualquer momento.

Entre em contato com a Mecalux se pretende equipar o seu armazém com um SGA preparado para controlar e otimizar todos os processos, monitorizar de perto os produtos, codificá-los e gerir os fluxos de forma eficiente. O Easy WMS é um sistema capaz de se integrar a qualquer ERP para coordenar todos esses processos, inclusive a codificação da mercadoria.