Software ERP definição e diferenças em relação a um WMS

28 Fevereiro 2020

Um software ERP (Entreprise Resource Planning nas suas siglas em inglês) é um sistema integrado de gestão empresarial. Como definição de ERP, o termo refere-se a um programa que permite organizar as diferentes áreas operacionais da empresa, uma vez que conta com um banco de dados compartilhado por todos os departamentos.

Dessa forma, ao ter um único banco de dados a partir de onde todos os outros se alimentam, limitam-se muito os erros na coordenação entre departamentos.

Considerando que a logística representa um conjunto de atividades essenciais para o funcionamento da empresa, a maioria dos sistemas de gestão ERP conta com funcionalidades relacionadas a ela na sua arquitetura.

Vamos analisar em profundidade como estão estruturados os software ERP, qual a sua aplicação e enfatizar as operações logísticas para verificar a relação que têm com os Sistemas de Gestão de Armazém (WMS).

O que é um software ERP? Definição e objetivos

Os sistemas ERP nasceram para simplificar o fluxo de informações entre processos empresariais e assim evitar repetições, incompatibilidades e incoerências entre diferentes departamentos.

Em épocas anteriores, por exemplo, podia acontecer que os dados de stock manuseados pela contabilidade não correspondessem ao inventário real disponível no armazém, o que gerava diversos contratempos que atrapalhavam a produtividade da empresa.

Portanto, este sistema procura homogeneizar os processos das operações e o faz através de módulos especializados. O software ERP é pré-programado para atender às áreas mais importantes e habituais de uma empresa.

Mas, em qualquer caso, todo ERP de logística precisa ser parametrizado em função da forma de trabalhar específica da empresa, aspecto que é abordado em profundidade durante o projeto de implementação.

O software ERP conta com módulos para cada área empresarial, incluindo a gestão logística
O software ERP conta com módulos para cada área empresarial, incluindo a gestão logística

Sistema ERP: características e funções

Os softwares ERP foram organizados em diversos níveis, se os ordenarmos do mais geral para o mais específico: módulos, processos, transações e programas. Todos eles tecem uma rede que se alimenta da mesma fonte: um banco de dados comum ou repositório. Nele são guardados todo o agrupamento de dados, assim como são armazenados os próprios programas do ERP.

Vejamos em detalhes os diferentes módulos que compõem os sistemas ERP:

- Módulos logísticos:

A logística é essencial para o funcionamento da empresa e de forma alguma poderia ser excluída do sistema ERP:

  • Comercial: inclui as funcionalidades relacionadas às vendas, entregas e faturação dos produtos, assim como as tarefas de pré-venda.
  • Compras ou abastecimento: gere os processos que abastecem de materiais as operações produção e vendas. Por exemplo, auxilia na avaliação de fornecedores, gestão das compras ou no controle das faturas.
  • Armazéns: abrange o controle e gestão de stocks, a avaliação de inventários, o controle de faturação dos pedidos e centraliza o sistema de informações manuseado nos processos logísticos do armazém.
  • Ambiente produtivo: permite planear as atividades vinculadas ao ambiente produtivo, tais como o controle da fabricação, a organização da aquisição dos materiais necessários, as ordens de fabricação, entre outros.

- Módulos financeiros:

  • Finanças: encarrega-se do controle dos devedores, credores, tesouraria…
  • Controlling ou contabilidade analítica: reflete os movimentos de despesa e receita da empresa. Inclui, por exemplo, funcionalidades para controlar a contabilidade de projetos, de custos por processos, controle e cálculo de resultados, classificação por tipos de custo, por centros, entre outras.
  • Gestão de ativos: reúne as informações sobre o património da empresa e agrupa as informações referentes à manutenção preventiva, reparações, gestão de investimentos, venda de ativos fixos, amortização…

- Módulos transversais:

  • Manutenção: está muito relacionado à logística, uma vez que se encarrega de planear a manutenção preventiva de todos os equipamentos utilizados na empresa, gere o serviço técnico e os avisos das revisões.
  • Qualidade: este módulo garante que tanto os produtos quanto os processos desenvolvidos na empresa satisfazem os níveis de qualidade exigidos.
  • Projetos: encarrega-se de facilitar o progresso de qualquer tipo de projeto que afeta a empresa. As suas funções abordam, por exemplo, a gestão de recursos ou o controle de prazos, entre outros.
  • Recursos humanos: auxilia na gestão do pessoal, contratação de novos profissionais, formação, folhas de pagamento e atividades administrativas…

Quais são as principais diferenças entre o sistema ERP e o WMS?

Em princípio pode parecer que as funcionalidades logísticas do software ERP se sobrepõem às oferecidas pelo Sistema de Gestão de Armazém. No entanto, a grande diferença entre um sistema ERP e um WMS está no grau de especialização de cada um.

O WMS foca no gestão operacional do armazém: é capaz de ordenar e otimizar todos os movimentos que nele ocorrem, indo um passo além do controle de inventário que o ERP pode oferecer.

Principais funcionalidades do Easy WMS, o Sistema de Gestão de Armazém da Mecalux

O diagrama mostra as principais funcionalidades do Easy WMS da Mecalux
O diagrama mostra as principais funcionalidades do Easy WMS da Mecalux

Ambos os tipos de software complementam-se, sendo o sistema ERP o guarda-chuva sob o qual se integra o Sistema de Gestão de Armazém. Não é à toa que os dados mestre manuseados no armazém, tais como os números de referência ou SKU se estabelecem e se encontram no primeiro.

Para ilustrar as diferenças entre um ERP e um WMS, vejamos um exemplo das funções exercidas por cada um dos sistemas no armazém a partir do processo de compra e venda de um produto ou mercadoria:

ERP WMS
Solicitar um pedido de compra
Gerir o contrato com o fornecedor
O ERP regista a chegada da mercadoria ao armazém atribuindo-lhe um código SKU e atualizando o inventário Organiza o processo de recebimento e atribui uma localização no armazém (put-away) seguindo os parâmetros logísticos
O WMS atualiza o inventário em contínua comunicação com o ERP
Otimiza a rota para colocar essa mercadoria
Encaminha o pedido dessa mercadoria Recebe a informação e planea o picking junto aos demais pedidos
Dirige o operador para recolher, preparar e etiquetar o pedido
Inclui o pedido numa linha de acordo com arota de envio
Regista a saída da mercadoria do armazém. O ERP atualiza o inventário em comunicação com o WMS O WMS atualiza o inventário em contínua comunicação com o ERP
Valida a faturação para os fornecedores
Encaminha os pagamentos

Importa destacar que exibimos um exemplo muito simples que não faz jus à complexidade do que se manuseia nos armazéns de hoje em dia. Situações mais reais são as que suscitam perguntas como as seguintes:

  • Como organizar o processo de picking se esta ordem se integra num volume de aproximadamente 7 500 pedidos por dia, tal como o caso do e-commerce TradeInn?
  • O que acontece se uma parte dos nossos pedidos for gerido seguindo o cross-docking?
  • E se for preciso fazer um controle de qualidade exaustivo, como no armazém de produtos médicos esterilizados da empresa Steris?

Os Sistemas de Gestão de Armazém tornaram-se indispensáveis para operar com fluxos de mercadorias numerosos e complicados. Apenas com esse tipo de software, em comunicação direta com o software ERP, é possível atingir o duplo objetivo de conter os custos operacionais do armazém e manter um excelente nível de serviço.

Vantagens de um WMS em relação a um módulo de logística ERP

Muitos fornecedores de sistemas ERP desenvolveram módulos extra que contam com algumas das funcionalidades características de um WMS. Que vantagens oferece um sistema de gestão de armazém como o Easy WMS frente a esse tipo de extensão proposta pelos ERP?

  • Nível de especialização muito alto: o Easy WMS é capaz de auxiliar a operação em mais de 75 tarefas, todas elas fruto da vasta experiência da Mecalux em projetos de logística de armazenagem. Um sistema ERP não alcança tal nível de especialização.
  • Em relação ao ponto anterior existe a possibilidade de refinar ainda mais as funcionalidades do WMS graças aos módulos especiais. Nesse sentido, as soluções setoriais de software (retalho, indústria de alimentos e bebidas, operadores logísticos…) ou as específicas de acordo com as áreas de trabalho (Gestão da Força de Trabalho/Labor Management System para a gestão de equipas ou do módulo especial de WMS para e-commerce) são um exemplo disso.
  • Integração flexível: um sistema de gestão de armazém como o Easy WMS que se adapta a qualquer tipo de software e hardware. Ou seja, é possível ligar a qualquer software ERP e a sistemas de identificação e auxílio ao picking (terminais de radiofrequência, picking por voz, dispositivos pick-to-light… entre outros).
  • Elaboração de um projeto altamente personalizado: para a integração de um WMS é necessário analisar em detalhe a forma de trabalho do armazém para assim poder adequar o seu funcionamento. Para se adaptar às operações do armazém os sistemas de gestão oferecem uma maior flexibilidade em relação aos ERPs, evitando mudar a forma de operar ao instalar o software.

Se você quiser saber como o Easy WMS da Mecalux pode facilitar as operações do seu armazém, não hesite em entrar em contato conosco: mostraremos uma demonstração do nosso software e prepararemos um projeto de acordo com as necessidades da sua empresa.