É eficaz manter o controlo de stock com Excel?

Em armazéns de pequeno e até mesmo médio porte, é comum que o inventário e o controlo de stock sejam feitos com Excel (ou software equivalente). Porém, ter em tempo real a situação da nossa mercadoria é fundamental para a tomada de decisões informadas, o que traz benefícios para a empresa. O Excel tem limitações nesse aspeto e, a longo prazo, pode custar caro não ter investido em softwares especializados para controlo de stock. Vamos ver por quê.

O boom do e-commerce aumentou a complexidade das tarefas do armazém. Hoje em dia, existe uma crescente diversidade de referências e menos stock de cada uma delas. Além disso, a caixa consolidou como a unidade de armazenagem de mercadorias mais comum.

Nesse contexto, gerir o stock com papel e caneta é impensável. Portanto, como primeiro passo para a digitalização, existem pequenas empresas que usam o Excel para manter um stock do seu armazém. Mas é uma boa fórmula?

Neste artigo iremos analisar como o stock de um armazém é controlado com Excel, quais são seus inconvenientes e quando apostar em um sistema de gestão de armazém (SGA).

Inventário em Excel: como funciona?

O Microsoft Excel é um programa de computador para análise de dados. A principal característica desta aplicação é o seu design em forma de folhas ou tabelas, onde o usuário agrega valores aos quais são feitos os cálculos por meio de fórmulas, além de representá-los graficamente.

Graças às suas funções, o Excel tornou-se uma ferramenta comum no mundo dos negócios. Também em alguns armazéns, sem ser um programa desenhado especificamente para este fim.

O Microsoft Excel, de fato, oferece algumas folhas (arquivos XLTM) para determinadas tarefas logísticas. Uma das mais comuns é a folha de "Inventário de armazém". Com esta folha, os itens podem ser inseridos e removidos de acordo com pedidos ERP, listas de itens, recuperar dados em referência ou manter o controlo do valor do stock.

Naturalmente, poderíamos personalizar as folhas com base nas variáveis ​​do nosso negócio: por exemplo, o número de referências, o seu peso e tamanho ou a data de validade do produto.

Além disso, ao instalar módulos externos, pode até sincronizar uma folha do Excel com um leitor de código de barras, para atualizar os valores do stock mais rapidamente. Por não serem módulos oficiais, uma atualização do Excel poderia eventualmente quebrar essa ligação e nos deixar à mercê do suporte fornecido pela empresa que criou o módulo.

Fazer um inventário no Excel tem a vantagem da sua simplicidade, uma vez que muitos trabalhadores já estão familiarizados com a sua interface por tê-la usado noutros contextos que não logísticos.

No entanto, existem algumas desvantagens importantes a serem consideradas. Se um controlo de stock é feito em Excel, isso implica uma gestão manual de boa parte do processo (alguém deve inserir um dado em uma célula, alterar outro dado em outra). A probabilidade de erro é alta. Além disso, com o Excel não podemos automatizar as entradas e saídas do armazém, sincronizar dados com fornecedores ou clientes, a rastreabilidade do produto é quase inexistente, a preparação do pedido não será ideal. Resumindo, se o armazém crescer, faça um inventário no Excel será impraticável.

SGA ou Excel: quando apostar num sistema de gestão de armazém?

Controlar o stock com o Excel é um avanço em relação a fazer com papel e lápis. Mas, quando o armazém ultrapassa um determinado nível de complexidade, é imprescindível a implantação de um SGA, como o Easy WMS da Mecalux.

Um sistema de gestão de armazém agiliza a gestão de stock e também outros processos logísticos essenciais para a empresa, como preparação de pedidos ou gestão de referências.

Embora a utilização de um SGA em armazéns de médio e grande porte já seja comum, é cada vez mais comum vê-lo implementado em pequenas instalações, devido aos benefícios que traz na gestão das suas tarefas.

Não surpreendentemente, o controlo de stock com um SGA facilita:

• Informação em tempo real da quantidade de stock de cada armazém: em ligação com o ERP, o software integra todos os dados relativos aos produtos, como rotação, lote, etc.
• Máxima agilidade no trabalho dos operadores: evita a tarefa repetitiva de adicionar e retirar produtos e referências na aplicação. Além disso, elimina qualquer possibilidade de erro.
• Otimização das referências: o SGA automatiza a localização dos produtos de acordo com as estratégias da empresa (rotação, proximidade com outras referências, etc.). Desta forma, a capacidade de armazenagem é aumentada sem alterar o armazém.
• Rastreabilidade de stock: o controlo automático permite ao gestor de logística controlar não só a quantidade de produto de cada referência, mas também onde ele se encontra durante os diferentes processos que ocorrem no armazém.
• A geração de relatórios e estatísticas: o software recolhe os milhares de dados que são produzidos diariamente num armazém para que o responsável pela instalação possa tomar decisões de acordo com o desempenho real de cada operação.

Controlo automático de stock no armazém

A logística 4.0 reduziu os prazos de entrega e obrigou as empresas a se adaptarem aos múltiplos canais de venda utilizados pelo cliente final. Para empresas com um armazém - ou vários - que possuem uma alta densidade de entradas e saídas de produtos, o controlo de stock por meio do Excel pode causar falhas que resultam em ruturas de stock.

Num cenário de e-commerce, onde a reputação é fundamental para manter a competitividade do negócio, somente um serviço ágil pode garantir entregas eficientes e a correta otimização dos recursos do armazém.

Por isso, cada vez mais empresas optam por sistemas de gestão de armazém, pois permitem automatizar o controlo de stock e a gestão de localizações, o que resulta no aumento da produtividade e, principalmente, na eliminação de custos adicionais durante esta operação.

Nos últimos 20 anos, o Easy WMS estabeleceu como a solução de intralogística líder para suprimir erros nos processos do armazém. Entre em contato connosco e um dos nossos consultores especializados explicará as vantagens de implementar o nosso SGA no seu armazém.