O que é o 'lead time' em logística e como otimizá-lo?

O lead time, o tempo de ciclo, de entrega ou de fornecimento, refere-se ao tempo decorrido desde que uma ordem de pedido é gerada para o fornecedor até que a mercadoria — desse fornecedor — é entregue ao cliente (pode ser um particular ou uma loja). Lidar com este conceito é fundamental para a organização de todos os processos ao longo de toda a cadeia de fornecimento.

O que mede cada lead time ao longo da cadeia de fornecimento?

Dependendo do segmento da cadeia de fornecimento que observarmos e do ponto de vista que adotarmos, o significado de lead time vai variar levemente. Tal conceito pode ser dividido em partes para que possamos compreender a forma em que afeta cada área:

• Vendas e gestão comercial: conhecer o lead time com precisão permitirá comprometer-se com uma data de entrega específica com os clientes.
• Compras e abastecimento: considerar o lead time dos fornecedores de matérias-primas é essencial para evitar desabastecimentos na linha de produção.
• Lead time do ciclo de produção: o lead time dos processos de manufaturação facilita o cálculo do tempo de fabricação e isso logo terá impacto na gestão logística e comercial.
• Logística e distribuição: o lead time logístico adquire uma dimensão integral. O seu armazém precisa monitorar o tempo de fornecimento do fornecimento das demais áreas para avaliar quanto tempo a fábrica demora em produzi-los, quando vão chegar ao armazém e em quanto tempo podem ser encaminhados e entregues ao cliente.

Como se calcula o lead time?

A forma habitual de calcular o tempo de fornecimento é:

Lead time = data de entrega – data de pedido

O resultado mostra os dias desde que foi feito o pedido até que este chegou ao cliente. Mede-se em dias de calendário para simplificá-lo. O cálculo deve ser feito atendendo cada parte da cadeia de fornecimento que identificamos anteriormente e por cada produto em particular.

Tomando como exemplo este diagrama, se for um dos seus clientes ao final de uma cadeia de fornecimento longa, o seu lead time será o acumulado do todos os processos: o dos fornecedores de matérias-primas, o da fábrica que irá produzi-lo e o do centro de distribuição que se irá encarregar de enviar.

Por isso, embora possa parecer que o cálculo do lead time seja simples, para um correto planeamento das operações é essencial conhecê-lo detalhadamente.

Também é preciso considerar outras variáveis adicionais, por exemplo, que o fornecedor só aceite pedidos num dia específico da semana (se apenas aceita ordens de compra às terças e quintas-feiras, o atraso de um pedido feito na segunda-feira será de um dia, mas o da sexta-feira será de quatro dias).

O tempo de fornecimento é medido com maior precisão tendo como base o histórico de pedidos da empresa e as suas entregas. Esse dado é um ponto de partida mais confiável do que as promessas oficiais por parte dos fornecedores, uma vez que na realidade costumam ocorrer variações.

A importância de contar com um curto lead time logístico

Os principais objetivos da logística são: entregar os produtos solicitados no lugar específico, no momento exato, e nas quantidades e condições exigidas.

Na equação logística o lead time refere-se à dimensão temporal que está intimamente relacionada ao nível de serviço, mas tem um grande impacto no controle de stock e no planeamento da procura.

As vantagens de contar com um tempo de fornecimento reduzido se refletem em:

• Um planeamento da procura mais preciso: realizar as tarefas de demand forecasting num prazo curto, o que permite ganhar precisão. Uma das principais regras da gestão da procura é que quanto mais organizado for em termos de futuro, mais incerteza haverá. Com tempos de fornecimento mais curtos é possível reduzir tal incerteza, uma vez que isso facilita fazer previsões mais confiáveis e cumpri-las de forma mais exata.
• A possibilidade de contar com níveis de stock reduzidos: um lead time curto garante operar com menor volume de inventários para satisfazer a procura do cliente. A razão fundamental pela qual existe a gestão de stock armazenado é para cobrir a diferença de tempo entre um cliente que faz um pedido e o tempo que o fornecedor demora em entregá-lo. O tempo de fornecimento tem um efeito linear na política de inventários: quanto maior for o lead time, maior será o stock armazenado e vice-versa.
• Uma melhoria global no serviço oferecido ao cliente: ter um lead time curto permite acelerar os tempos de entrega e cumprir os compromissos adquiridos com o cliente. Na época da logística 4.0 e da logística omnicanal, a eliminação de etapas intermediárias e a simplificação de processos são um valor agregado crucial para a empresa.

Como otimizar o lead time na cadeia de fornecimento

1. Medir com precisão todos os tempos de fornecimento por categorias

O ponto de partida perfeito para reduzir o tempo de fornecimento é conseguir isolar e identificar os lead times críticos (por exemplo: fabricação, transportes, processamento no armazém, etc.). Posteriormente, é preciso decompor cada tempo de fornecimento e encurtá-lo em partes para poder entendê-lo e otimizá-lo.

Trata-se da mesma base sobre a qual se alicerça a medição de KPI no armazém. Para facilitar essa tarefa costuma-se utilizar um software especializado que integra os dados de toda a cadeia de fornecimento ¡.

2. Analisar os processos e subprocessos da intralogística detalhadamente

É importante analisar as operações vinculadas à intralogística para detectar pontos de estrangulamento e falhas que estejam a atrasar o fluxo de materiais. Se transferirmos para o armazém, a gestão operacional global é o resultado de múltiplos subprocessos que funcionam em cadeia e um detalhe mínimo, por mais insignificante que pareça, pode alterar tais fluxos.

Vamos exemplificar: imagine um caso onde o movimento das mercadorias segue o critério FIFO (o primeiro a chegar, o primeiro a sair) e que para tal se utiliza um transportador de rolos. Ao chegar a um ponto do percurso, o transportador não é capaz de manter o fluxo em movimento e as caixas ficam acumuladas no solo junto ao transportador repleto: vão-se amontoando umas em cima das outras.

Quando a aglomeração for recolhida do outro lado do circuito e o transportador aceitar carga novamente, é provável que os operadores primeiro peguem as caixas que estão na parte de cima, alterando o critério para LIFO (o último a chegar, o primeiro a sair) e dando prioridade à ordem inadequada.

E aqui já temos um ponto de ineficiência que está a ampliar o tempo das operações. Por isso, fazer uma análise detalhada dos fluxos no armazém é imprescindível para detectar as causas dos problemas e resolvê-los.

3. Gerir os imprevistos com a ajuda de software especializado

Existe uma grande variedade de causas que podem provocar flutuações nos tempos de fornecimento. Muitas delas são aleatórias e inesperadas. Nesse sentido, o software logístico especializado permite limitar essa incerteza e melhorar o lead time:

• Ganhando capacidade de reação perante imprevistos: isso multiplica-se no ambiente do armazém. O que fazer diante de um recebimento cego (chegada de carga não esperada)? Que parâmetros logísticos seguir para ordenar a preparação de pedidos? Essas questões e muitas mais podem ser resolvidas com grande rapidez graças ao uso de um Sistema de Gestão de Armazém como o Easy WMS.
• Integrando e centralizando todas as informações da cadeia de fornecimento : o uso de um software dotado de avançados algoritmos favorece a tomada de decisão e a detecção de pontos críticos ao longo de toda a cadeia de fornecimento. É o caso do Supply Chain Business intelligence, módulo especial dedicado à análise de dados do Easy WMS.

4. Chegar a acordos de colaboração com os fornecedores

Na hora de selecionar fornecedores, há uma tendência cada vez maior de priorizar relações de longo prazo. Isso é assim porque permite padronizar processos e refinar o planeamento dos tempos de fornecimento, para que assim sejam encurtados até conseguir chegar a operar com cross-docking ou seguir o método just-in-time no armazém.

Um software como o módulo Software para Gestão da Expedição Logística/Multi Carrier Shipping para Easy WMS da Mecalux simplifica a integração do armazém com as principais transportadoras, ponto essencial para a logística de e-commerce, entre outros setores.

O armazém, como vínculo indispensável entre a oferta e a procura, desempenha um papel fundamental na estruturação de toda a cadeia de fornecimento. Por isso, uma boa gestão do armazém é crucial para conseguir reduzir os lead time.

Se estiver à procura de um Sistema de Gestão de Armazém que permita melhorar a sua eficiência, não hesite em entrar em contato conosco: mostraremos uma demonstração, além de fornecer todas as informações necessárias.