Software de inventário: o stock sob controlo

Ter um software para inventário que permita gerir eficientemente o stock pode fazer a diferença entre conseguir uma venda ou recorrer à concorrência.

Algumas empresas ainda registam manualmente os seus ativos com lápis e papel, enquanto outras controlam o stock com Excel. Esses dois métodos, além de serem pouco confiáveis devido às possíveis falhas humanas, também são mais custosos. Por quê? Exigem muito tempo e recursos que poderiam ser destinados a outras atividades.

Neste artigo explicamos o que é um software de inventário, quais são os seus benefícios e, principalmente, como é o seu funcionamento utilizando, para exemplificar, o sistema Easy WMS da Mecalux.

O que é um software de inventário

Um software de inventário é um programa informático criado para ajudar e facilitar a gestão do inventário de uma empresa. Como consegui-lo? Contabilizando os bens tangíveis que uma empresa utiliza para fabricar ou satisfazer a procura dos clientes. Para tal, o programa considera as entradas e saídas dos produtos nas diferentes instalações, pontos de venda, armazéns, etc.

Portanto, através do software para inventário é possível fazer uma gestão eficiente do inventário em tempo real para otimizar o status dos diferentes tipos de stock, manter uma atualização constante do stock sempre sabendo os pedidos que devem ser preparados a cada momento.

Benefícios de gerir o inventário com um software

A implementação de um software de inventário numa empresa proporciona, especificamente, os seguintes benefícios logísticos:

Controlo do stock. Saber com precisão o stock do armazém (os produtos que existem e as quantidades) evita fazer compras desnecessárias e torna possível ter um stock de segurança para evitar quebras de stock.
Aumento das vendas. O software de inventário permite reduzir o risco de não atender determinados pedidos, traduzindo-se no curto e médio prazo num aumento das vendas.
Satisfação e fidelização de clientes. Uma gestão eficiente do inventário é indispensável para respeitar os prazos de entrega e garantir a satisfação do cliente.
Otimização do tempo. Por que destinar tempo à gestão do inventário quando pode ser automatizado? Dessa forma, é possível redirecionar os recursos a atividades mais produtivas e necessárias.
Redução de custos. Estabelecer stocks mínimos e máximos ajuda a reduzir custos logísticos. Um software de inventário também permite diminuir volumes de stock e, consequentemente, economizar em custos de armazenagem.
Escalabilidade do negócio. A gestão do inventário complica-se conforme o tamanho e a atividade de uma empresa crescem. Com um software de inventário é mais fácil adaptar-se às mudanças na procura, assim como planear uma estratégia futura.

Tudo isso contribui para uma melhor planificação logística, aumentando a produtividade e reduzindo erros que ajudarão a que nossos clientes fiquem plenamente satisfeitos.

Como funciona um software de inventário?

O funcionamento de um software de inventário pode variar de um programa para outro, mas, em geral, existe uma série de passos a seguir. Para explicá-los, selecionamos o Easy WMS, um software desenvolvido pela Mecalux para ilustrar como esses sistemas são utilizados.

Entrada dos artigos

Baseando-se em dados de um software como o Easy WMS, é necessário registar, em primeiro lugar, todas as informações relacionadas aos artigos com os quais a empresa trabalha: descrição, unidade de medida, atributos, imagem, peso, etc. É importante saber diferenciar entre artigo e stock. O artigo é uma lista geral de características do produto (tamanho, peso, particularidades, etc.), enquanto o stock são as unidades fisicamente presentes no armazém, loja ou fábrica.

As informações dos artigos são registadas no banco de dados do software de inventário

Gerar a etiqueta do artigo

Com todas as informações incluídas no banco de dados, o Easy WMS gera uma etiqueta para cada artigo. Por padrão, a etiqueta é composta, no mínimo, por um código de artigo. Opcionalmente, pode incorporar também uma breve descrição. As etiquetas de artigos podem ser impressas tanto a partir de um computador quanto a partir dos terminais de radiofrequência, sendo posteriormente aderida ao stock existente.

A etiqueta de cada artigo é aderida ao stock existente no armazém

Entrada do stock

Todo o stock com o qual trabalha o armazém deve ser registado no sistema. Além dos atributos logísticos e do status de cada um deles, um software de inventário como o Easy WMS permite executar uma grande variedade de ações relacionadas ao stock armazenado, entre as quais se destacam:

Registo e cancelamento de stock: é muito fácil criar ou excluir stock quando se deteta uma discrepância.
Consulta de stock: todas as informações do stock existentes atualmente no armazém podem ser consultadas.
Ajuste de stock: é possível retificar qualquer dado relacionado ao stock.
Mudança de localização ou de contentor: a localização do stock pode ser modificada.
Impressão de etiquetas: ação que gera a etiqueta do artigo ao qual pertence o stock.

Qualquer mudança no inventário deve ser registada no software

Receção de stock

Cada vez que a mercadoria for recebida no armazém deve ser registada a respetiva entrada das quantidades recebidas para manter um inventário permanente. Essas são as diferentes funções que podem ser executadas:

Receção do fornecedor. É o processo padrão que se aplica a qualquer tipo de entrada de mercadorias.
Receção de contentores completos. Diz respeito à mercadoria que chega ao armazém em paletes de uma única referência. O seu processo é mais ágil porque o SGA regista o stock por blocos.
Receção de mercadoria multirreferência. Gere as entradas de paletes que contêm várias referências, de modo que cada SKU é registado separadamente.
Receção pré-avisados. Conhecidos como ASN (Advanced Shipping Notice), o sistema sabe com antecedência a mercadoria que chega ao ter sido previamente notificado pelo ERP.
Receções cegas. A partir de um terminal de radiofrequência, é aberta uma ordem de entrada de stock sem planificação antecipada no sistema.

Depois de ter recebido com rigor a mercadoria, o software de armazém estabelece os próximos passos a seguir, indicando ao operador (ou a uma máquina, no caso de armazéns automatizados) onde deve ser localizado.

Gestão de contentores

Um contentor é uma caixa ou uma paleta identificada por um código e, normalmente, etiquetado. O Easy WMS oferece informações úteis para o inventário do armazém no que se refere a contentores. Destaca-se pela sua utilidade para a função de realocar, que é utilizada caso se queira mudar a localização física de um contentor. Existem duas opções:

Automática: o sistema procura uma localização para realocar o contentor no armazém, aplicando as estratégias de localização.
Para um corredor: o sistema procura uma localização para realocar o contentor no corredor da nossa seleção, aplicando as estratégias de localização.
Para uma localização: o sistema realoca o contentor numa localização específica. Só serão consideradas válidas as localizações em que o contentor caiba fisicamente (por tipo, altura, peso, etc.).

Gestão de localizações

O Easy WMS oferece uma visibilidade total das localizações do armazém e dos seus principais atributos, assim como a possibilidade de realizar tarefas administrativas relacionadas às localizações do armazém. A partir de todos os dados registados no sistema, o Easy WMS classifica o produto e aplica regras de localização predeterminadas pelo responsável do armazém. Posteriormente, o software elabora uma estratégia de localização correta e sem erros que procura um slotting eficiente.

Contagem

O Easy WMS é capaz de monitorar automaticamente a entrada e saída de produtos no armazém. Da mesma forma, é recomendável fazer a contagem a cada certo tempo para garantir que não existam discrepâncias no sistema (por descuidos, furtos, etc.). Um software de inventário como o Easy WMS permite:

Organizar contagens não planeadas. A contagem dos contentores (paletes, caixas…) ou de artigos específicos pode ser feita a qualquer momento.
Contagem por localização. Consiste em definir as áreas do armazém onde deve ser feita a contagem (para inventários rotativos, por exemplo).
Determinar regras de prioridade. Por exemplo, nível de rotatividade, custo unitário, data de validade, número de lote, etc. O objetivo é começar o inventário pelos produtos mais relevantes para a empresa.
Integrar qualquer tipo de dispositivo de digitalização. Fácil integração com terminais de radiofrequência ou sistemas de picking por voz, entre outros.

Portanto, o inventário fica associado ao registo de vendas e, cada vez que um produto é vendido, o sistema encarrega-se de baixa-lo do stock registando o valor da venda. Dessa forma, mantém-se um registo contínuo de cada artigo do inventário, permitindo comprovar a mercadoria que está disponível e os produtos que estão a ponto de se esgotar. Todos esses dados podem ser convertidos em informações úteis com o módulo Supply Chain Analytics Software do Easy WMS, encarregado de segmentar e estruturar a grande quantidade de dados gerados diariamente em um armazém.

Ligação com outros armazéns e lojas

É possível ligar os inventários de diferentes armazéns e lojas físicas da empresa para gerir todo o inventário da empresa de forma centralizada. Para tal, a Mecalux dispõe do módulo Store Fulfillment, responsável por integrar o SGA do armazém com os terminais dos pontos de venda. Através desse software, é possível sincronizar as tarefas do armazém e das lojas, o que permite melhorar o picking, a reposição e a transferência de mercadoria entre lojas (os produtos são enviados automaticamente para a loja permitindo manter um certo nível de stock).

O módulo Store Fulfillment sincroniza o inventário do armazém com o das lojas físicas

O software de inventário, ferramenta essencial para garantir a competitividade da empresa

Ter um software de inventário garante a eficiência logística, pois permite oferecer um bom serviço convertendo-se num investimento de longo prazo que proporciona importantes benefícios. Com a ajuda de um software desse tipo, qualquer empresa controla os recursos disponíveis nos seus armazéns, saberá a localização exata de cada artigo, supervisionará as entradas e saídas dos produtos e poderá antecipar-se para repor a mercadoria antes de que se esgote.

O sistema de gestão Easy WMS foi pensado para qualquer tipo de empresa, independentemente de seu setor e tamanho. Se acredita que chegou a hora de melhorar a gestão do inventário ou deseja obter mais informações sobre as soluções de software da Mecalux, entre em contato connosco. Teremos prazer em ajudá-lo a gerir o seu inventário com eficiência e a potencializar o seu negócio.