Rutura de stock: o que é e como evitar que ocorra?

19 Março 2020

Uma rutura de stock ocorre quando ao receber um pedido de determinado produto ou matéria-prima por parte do cliente, a empresa não dispõe do mesmo nos armazéns nas quantidades e condições necessárias.

Por isso, a compra não pode ser satisfeita e este incidente gera consequências muito negativas, uma vez que além de perder a venda também afeta a imagem da empresa perante o cliente.

No nosso artigo analisamos os conceitos essenciais relacionados às ruturas de stock: como tal indicador é calculado, as causas e consequências que este fenómeno tem e quais são as principais estratégias a seguir para evitar que ocorram.

1. Índice de rutura de stock

Qualquer manobra de gestão de stock é sustentada sobre um delicado equilíbrio entre a procura do produto e sua existência no armazém. A quebra de stock chega quando esse equilíbrio se rompe.

No âmbito dos KPIs que devem ser medidos como parte da gestão logística encontramos o índice de rutura de stock que, que é calculado da seguinte forma:

Índice de rutura=pedidos não satisfeitos / pedidos totais x 100

2. Consequências das ruturas de stock

A consequência direta de uma quebra de stock é o aumento dos custos logísticos. O risco de rutura de stock é maior no contexto atual porque as empresas enfrentam o desafio de quanto mais inventário tiverem, mais altos serão os custos vinculados à armazenagem logística, por isso as empresas em geral estão a optar por limitá-los ao máximo. Em torno dessa ideia surgiram metodologias como o just-in-time ou o cross-docking.

Nesse sentido, é complexo calcular todas as perdas derivadas disso. Assim, o montante resultante sempre será aproximado, pois, na rutura de stock entram em jogo fatores subjetivos.

Por um lado, temos a evidente perda da venda concreta que não pode ser satisfeita (valor objetivo). Mas também é preciso contemplar outros aspectos, tal como ter originado uma fuga de clientes para empresas da concorrência em busca do produto procurando (valor subjetivo).

Além disso, a imagem da marca fica afetada, o que, no âmbito da logística de e-commerce representa uma perda de confiança, sendo um grave problema para a procura futura (valor subjetivo).

Ter um número elevado de referências aumenta o risco de ruturas de stock
Ter um número elevado de referências aumenta o risco de ruturas de stock

3. Causas das ruturas de stock

As causas das quebras de stock são de vários tipos e podem ser localizadas em diferentes pontos da cadeia de fornecimento. Para exemplificar podemos citar as seguintes:

  • Um aumento inesperado da procura: um exemplo muito habitual é o do “brinquedo favorito”, que entra na moda no Natal. Como o lead time de fabricação e distribuição é maior do que a margem dessas datas, costuma ocorrer uma inevitável rutura de stock.
  • O planeamento deficiente da procura: as tarefas de demand forecasting fazem parte de um dos âmbitos mais desafiantes da logística. Para estimar a futura procura, é preciso analisar uma grande variedade de dados, entre os quais o histórico de vendas ou a sazonalidade e datas cruciais.
  • Falta de precisão entre os dados de inventário registrados e a realidade, por falhas humanas no momento de localizar os produtos ou ao atualizar os dados de stock.
  • Atrasos no transporte: se o recebimento das mercadorias no armazém ocorrer após a data planeada, isso poderá provocar um atraso nas entregas para o cliente final.
  • Atrasos dos fornecedores: se forem fabricantes, a falta de um único tipo de matéria-prima pode atrapalhar uma linha de produção inteira.
  • Falhas humanas em diferentes pontos da cadeia de fornecimento.

4. Estratégias de gestão eficiente para evitar quebras de stock

- Fazer uma previsão adequada da procura

Atualmente, num contexto em constante mudança como o da logística, é preciso limitar a incerteza nas previsões de procura e ajustar o abastecimento ao máximo. De fato, nessa área ocorre uma das aplicações do Big Data com mais potencial em logística.

Para conseguir uma previsão sólida da procura e, de certa forma prevenir quebras de stock, é preciso:

  • Ter bem definido que em qualquer previsão é preciso estimar uma margem de erro.
  • Identificar o ciclo de vida dos produtos: o mais natural é que passem pelas etapas de colocação no mercado (novidade), crescimento, maturidade e declive.
  • Prever os picos de atividade em datas-chave e considerar a sazonalidade do setor.
  • Calcular as previsões para o prazo mais próximo possível, uma vez que o futuro distante é mais incerto do que o futuro próximo. Conseguir operar com um lead time reduzido ajuda muito nesse sentido.

- Contar com um sistema informático que estruture os processos na cadeia de fornecimento

A implantação de um software especializado na gestão empresarial revelou-se como uma potente estratégia de controle e otimização dos fluxos logísticos. Devido à alta complexidade dos processos, normalmente exige a integração de diferentes tipos de sistemas.

Nesse âmbito destaca-se o ERP (Entreprise Resource Planning) como elemento estruturador vinculado a sistemas mais específicos como o software de gestão de armazém ou os programas de gestão de frotas de transporte.

Um dos principais objetivos que procura conseguir com o uso desses sistemas é controlar os níveis de inventário disponível nos diferentes pontos da cadeia de fornecimento (podem ser armazéns, mas também lojas físicas, por exemplo)

Da mesma forma, é imprescindível estabelecer alertas que indiquem o momento em que é preciso fazer o reabastecimento de determinadas referências. Esses programas também minimizam os erros humanos na gestão de processos.

- Controlar os KPIs na gestão de stock e atuar a partir dos dados

Fazer um controle dos indicadores cruciais na gestão de inventários é fundamental para evitar incorrer em ineficiências que possam originar quebras de stock. Nesse sentido, destacamos as seguintes estratégias:

  • Controlar o ponto de pedido: refere-se ao momento em que é preciso emitir um pedido de reposição para o fornecedor. O ponto de pedido deve estar em contínua revisão, uma vez que determina o nível de stock mínimo que a empresa pode manter para assim evitar quebras.
  • Marcar as quantidades que devem ser adquiridas em função de indicadores como a rotatividade das mercadorias, o índice da cobertura de stock (mostra o tempo em que a empresa dispõe de stock), e a ocupação do espaço de armazenagem.
  • Contar com suficiente stock de segurança para minimizar os desvios que possam ocorrer devido à procura ou aos fornecedores, mas sem incorrer em um excesso de stock no armazém.

- Adotar um sistema de inventário permanente

Às vezes, a rutura de stock ocorre por não ser capaz de localizar os produtos dentro da instalação, inclusive estando disponíveis no inventário da empresa.

Trata-se de uma das complicações que pode ser resolvida implantando um WMS que permita operar com um sistema de inventário permanente: a solução ideal para as empresas que contam com um número de referências complexo e elevado.

Nesse sentido, o software de gestão de armazém garante o acesso aos dados de stock em tempo real, podendo controlar o que existe no armazém e onde está.

Além disso, informatizar o banco de dados dos stopcks permite analisar o histórico e verificar sua flutuação para assim identificar produtos essenciais para a empresa.

O uso de um WMS limita as falhas humanas e previne as ruturas de stock
O uso de um WMS limita as falhas humanas e previne as ruturas de stock

- Automatizar os processos intralogísticos e reduzir a deterioração da mercadoria

Em qualquer inventário ocorrem desperdícios, ou seja, perdas de mercadoria por deterioração, conservação inadequada, erros no manuseio e inclusive por furtos ou roubos.

Trata-se de uma questão que é preciso controlar para que os desperdícios não causem quebras de stock. No entanto, é possível implementar medidas que as reduzam ao máximo, tais como:

  • Estabelecer acessos limitados ao banco de dados do inventário. Isso é simples com um sistema de gestão de armazém como o Easy WMS da Mecalux, uma vez que a equipe de trabalho pode gerir o acesso ao sistema e prevenir manuseios indesejados.
  • Automatizar o manuseio das cargas, uma vez que melhora significativamente a segurança de todos os movimentos e evita acidentes que possam danificar a mercadoria e o pessoal. Além disso, o uso de máquinas também reforça o respeito pelos fluxos de mercadorias FIFO ou LIFO.
  • Controlar de forma automática a identificação de referências e o registro de dados no sistema. Por exemplo, isso consegue-se com elementos como os PIE (Postos de Identificação de Entradas), que garantem a confiabilidade dos dados mostrados pelo WMS.

Em suma, apesar da máxima que diz “o stock mais rentável é o que não tenho”, o inventário é um elemento regulador necessário para o correto funcionamento da cadeia de fornecimento.

Portanto, evitar as ruturas de stock se converte em um objetivo claro para qualquer empresa que queira proteger sua rentabilidade. As novas tecnologias, tais como o software de gestão de armazém ou os sistemas automáticos facilitam sua consecução.