As empresas usam tecnologia para gerenciar e minimizar o número de pedidos em atraso

Backorders: a arte de vender sem stock

21 Julho 2021

Cada vez mais empresas estão a utilizar backorders ou pedidos em atraso para reduzir os custos de armazenagem e, ao mesmo tempo, melhorar a sua faturação. Mas o que são backorders? Como conseguir esse milagre? Os pedidos em atraso são pedidos que são colocados e processados ​​apesar dos produtos solicitados não se encontrarem em stock no armazém, mas sabendo que o nosso fornecedor poderá responder com rapidez suficiente para que o produto chegue ao cliente no prazo estabelecido.

A gestão dos pedidos em atraso é um dos principais desafios logísticos que os armazéns enfrentam hoje, tanto pela sua complexidade como pelas consequências que pode acarretar. Cada empresa deve definir previamente qual percentual de pedidos em atraso é o ideal e não o ultrapassar. Caso contrário, a imagem da marca pode ser danificada.

Neste artigo, vamos nos aprofundar na definição do conceito de backorder (pedidos em atraso), explicar as principais vantagens e desvantagens dessa prática e esclarecer como gerir pedidos pendentes para obter uma logística eficiente.

Sem stock, e agora?

Às vezes, ficamos sem stock de um produto. Noutras palavras, a procura por um item excedeu a nossa oferta e atingimos a temida rutura de stock. Isso pode acontecer porque houve um aumento imprevisto de interesse num determinado produto ou, porque o planeamento falhou e a mercadoria não chegou no prazo após ultrapassar o ponto de pedido.

Diante desse cenário, o vendedor tem várias opções diante de si:

  • Deixar de comercializar o produto até que um novo stock seja reposto.
  • Continuar a comercializar o produto e permita a opção de "reserva", para que o pedido pendente seja enviado assim que estiver novamente disponível.
  • Continuar a comercializa o produto como se tivesse stock, avisando ao cliente que os prazos de entrega podem ser maiores que o normal.

Este último ponto é onde entra o backordering, já que uma empresa pode assumir a estratégia de continuar vendendo uma parte de seu catálogo sem ter stock. Desta forma, os custos de armazenagem são reduzidos, enquanto as vendas não são perdidas por falta de stock.

Backorder sim ou não?

No caso de empresas que geralmente não trabalham com backorders, ter poucos pedidos em atraso, e distantes entre si no tempo, é sinal de que a cadeia de abastecimento está a apresentar um bom desempenho. No entanto, esse baixo nível de pedidos em atraso também pode significar que algumas oportunidades de vendas podem estar perdidas.

Do lado oposto estão as empresas que, por política de negócios, estabeleceram um determinado percentual de pedidos em atraso, de forma a minimizar custos logísticos e ampliar o seu catálogo. Essa prática cada vez mais comum funciona de maneira eficiente quando o tempo de espera entre a compra do produto e a sua entrega é curto, mesmo que os pedidos em espera sejam frequentes. A chave é limitar a percentagem máxima de backorders que a empresa pode assumir.

É preferível trabalhar com pedidos em atraso ou evitá-los? Essa questão deve ser decidida após a análise de alguns indicadores como custos de armazenagem ou lead times, que podem ser conhecidos por meio de um SGA. Em ambos os casos, os backorders devem ser geridos de forma eficaz para não dececionar o cliente. Caso contrário, as consequências podem ser muito negativas para a imagem da empresa.

Como gerir os backorders?

Uma estratégia de backordering bem administrada pode ser uma grande vantagem competitiva. Mas os pedidos em atraso apresentam desafios específicos em termos de otimização de stock, permitindo que o sistema aceite pedidos de stock indisponível e solicite imediatamente o produto do fornecedor apropriado. Todo esse processo deve ser ágil e sem erros, para que a mercadoria seja entregue ao cliente final o quanto antes.

A natureza do pedido e a quantidade de itens pendentes de envio afetarão o tempo de espera do cliente para receber o produto. Daí a importância da digitalização dos processos no armazém, de forma a priorizar os pedidos com base na urgência.

Para isso, os armazéns modernos utilizam sistemas de gestão de armazém, como o Easy WMS, que são integrados a ERPs para coordenar todos os processos da cadeia de abastecimento. O SGA rastreia os níveis de stock disponíveis em vários pontos da cadeia e gere os fluxos, fazendo previsões precisas sobre pedidos em atraso, SKUs fora de stock e baixos níveis de stock. Assim, para aplicar com sucesso uma estratégia de backordering, o uso de software - e particularmente de um SGA - é essencial.

Benefícios dos backorders

Seguir uma estratégia de backordering é uma prática padrão devido aos seus benefícios óbvios. A possibilidade de vender um produto sem ter que armazená-lo é muito atrativa. Consequentemente, as empresas que sabem administrá-lo corretamente desfrutam de muitas vantagens:

  • Otimização do espaço de armazenagem: uma estratégia de backordering adequada evita manter um stock de absolutamente todas as referências. Isso ajuda a alcançar um maior desempenho do espaço de armazenagem.
  • Economia nos custos logísticos: ter um grande stock implica em gastos consideráveis ​​com armazenagem e manutenção. Os backorders economizam espaço e custos de armazenagem.
  • Ampliação do catálogo de produtos: o backordering permite comercializar todo o portfólio de produtos de uma empresa; os que estão em stock continuarão a ser vendidos e os que não tem também. É uma forma de satisfazer as necessidades do consumidor e, por sua vez, aumentar os rendimentos.
  • Aumento do valor da marca: algumas empresas (Apple, sem ir mais longe) vendem produtos que acabaram de ser lançados sem estar fisicamente no mercado. Isso provoca uma sensação de exclusividade no cliente, sentindo-se privilegiado por adquirir um item com stock limitado e de grande valor.
  • Fidelização do cliente: os backorders continuam a aumentar o rendimento e, mais importante, retêm um cliente que preferiu esperar a ir para a concorrência.
Os pedidos em atraso libertam espaço de armazenagem, otimizando assim o número de referências disponíveis no armazém
Os pedidos em atraso libertam espaço de armazenagem, otimizando assim o número de referências disponíveis no armazém

Desvantagens dos backorders

Muitas empresas optam por comercializar produtos que não têm em stock, sem considerar as consequências que uma má gestão logística pode acarretar. É fundamental questionar se o backordering é realmente benéfico para a empresa ou se, pelo contrário, pode tornar-se contraproducente se os meios necessários não estiverem disponíveis.

Estas são algumas das desvantagens que podem ser encontradas:

  • Perda de clientes e reputação: um cliente frustrado e cansado de esperar pode cancelar o pedido e comprar o produto de um concorrente. Se os concorrentes têm um serviço de logística mais eficiente que o nosso, a fidelidade à marca pode ser comprometida.
  • Maior complexidade nos envios: se um cliente tiver apenas um pedido pendente, o mesmo será enviado quando estiver disponível. Mas o que faremos se o mesmo cliente solicitar vários artigos para os quais não há stock? Enviamo-los tal como estão disponíveis ou esperamos ter todos para poupar nos custos logísticos? Aqui o uso de um SGA é essencial.
  • Aumento de reembolsos e devoluções: esperar por produtos por um tempo excessivo faz com que os clientes solicitem reembolsos ou devoluções. Gerir a logística reversa é uma dor de cabeça para muitas empresas.

Todas as desvantagens acima mencionadas levam a uma perda significativa de dinheiro que nem todas as empresas podem pagar. Portanto, uma estratégia de backordering deve ser implementada com cautela, após verificarmos a nossa capacidade de realizá-la de forma adequada e que os benefícios superam claramente os seus possíveis efeitos negativos.

O Easy WMS possui diferentes módulos que aumentam o desempenho da cadeia de abastecimento e ajudam a minimizar o número de "backorders"
O Easy WMS possui diferentes módulos que aumentam o desempenho da cadeia de abastecimento e ajudam a minimizar o número de "backorders"

Pedidos em atraso e logística

Pedidos pendentes são um sinal de que um produto tem alta procura e que a fidelidade à marca é forte. Porém, a sua gestão é complicada e as suas consequências decisivas para o futuro de uma empresa.

Hoje, os algoritmos preditivos, automação e ferramentas avançadas oferecidas pelos sistemas de gestão de armazéns permitem a administração eficiente de backorders.

Na Mecalux, somos especialistas na instalação de sistemas de armazenagem que potenciam as atividades logísticas, bem como em soluções de software personalizadas que aumentam o desempenho de toda a cadeia de abastecimento. Não hesite em contatar para que um especialista o possa ajudar a melhorar o seu negócio.