Como aplicar o ciclo de Deming (PDCA) na logística?

O ciclo de Deming, ou ciclo PDCA pela sua sigla em inglês (Plan, Do, Check and Act), é um método de gestão de qualidade que permite executar uma estratégia de melhoria contínua na empresa, facilitando assim a resolução de problemas de forma estruturada e sistemática.

Este procedimento é composto por quatro etapas fundamentais: planificar, fazer, verificar e ajustar.

O nome do ciclo leva o sobrenome do consultor americano que o popularizou, William Edwards Deming, embora a criação seja atribuída ao seu mentor, Walter Shewhart. Deming, especialista em sistemas de gestão de qualidade e profundo conhecedor de estatística, trabalhou com engenheiros e cientistas para aplicar o círculo PDCA em empresas japonesas ao longo da década de 1950. Só três décadas mais tarde é que a sua metodologia de qualidade total se enraizaria na indústria dos EUA.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo de Deming, também chamado de espiral de melhoria contínua, é uma metodologia que visa aprimorar um procedimento através da localização da causa de um problema e da sua correção. O círculo de Deming é geralmente mostrado como uma roda, visto que é concebido como um processo cíclico. Confira a representação abaixo:

O ciclo PDCA aborda o planeamento de uma ação de melhora que parte de um problema recorrente, a execução controlada da solução proposta, a posterior análise da operação - para identificar diferenças entre o que foi planeado e o que foi executado - e, por fim, a padronização do ajuste corretivo, com objetivo de estabelecer o novo processo otimizado na empresa.

As 4 etapas do ciclo PDCA aplicadas à logística

Analisamos em detalhe o que cada uma das etapas do ciclo PDCA engloba:

1. Planificar

O objetivo desta etapa é definir o problema ou o processo que a empresa deseja melhorar. Na logística, algumas das situações que merecem ser submetidas ao ciclo de Deming podem ser: erros nas fases de picking e packing, atrasos na preparação dos pedidos, elevado índice de devoluções, entrega de embalagens danificadas, entre outros. Manter um controlo exaustivo do armazém por meio de métricas definidas é essencial para identificar as áreas que estão a falhar.

Esta fase do ciclo PDCA pode ser dividida em três subprocessos:

1. Determinar a oportunidade de melhoria e analisar a situação inicial: devemos enfatizar nas causas que estão a gerar o problema e aprofundar os "porquês". O princípio de Pareto pode ser útil aqui. Da mesma forma que é relevante no método ABC do armazém, esta regra também pode ser usada para definir prioridades derivadas de um problema de logística. Normalmente, a maior parte dos efeitos negativos de um problema (80%) são causados por algumas causas (20%).
2. Estabelecer objetivos mensuráveis: eles devem ser específicos, alcançáveis, relevantes e orientados para resultados. Além disso, é fundamental designar um prazo para a sua avaliação. Esses objetivos podem ser baseados em dados históricos que a empresa registou estabelecendo KPIs (indicadores-chave de desempenho) ou em dados setoriais resultantes de um processo de benchmarking da concorrência.
3. Elaborar o plano de ação: inclui estudar e escolher as medidas corretivas mais adequadas, os responsáveis por cada ação e as datas de execução. Pode ser considerada a realização de um teste piloto que posteriormente é estendido para as demais áreas se os resultados forem satisfatórios.

2. Fazer

O estágio "fazer" no ciclo PDCA também é conhecido como estágio de teste. Consiste em executar a ação escolhida e eliminar as causas do problema. Para que funcione sem problemas, é aconselhável preparar instruções e formações para os funcionários envolvidos e registar eventuais desvios do plano inicial.

3. Verificar

Trata-se de avaliar os resultados, comparando o plano executado com o planeado. A partir das informações recolhidas, geralmente são utilizadas ferramentas de visualização de dados, com gráficos e diagramas. Um ponto importante aqui é respeitar os prazos estabelecidos para não se antecipar e tirar conclusões precipitadas.

Após esta avaliação de resultados, existem duas opções:

• O objetivo foi alcançado, então o ciclo de Deming avança para o próximo estágio de ajuste. É essencial verificar o restante das métricas para que não haja “efeitos colaterais”, ou seja, que nenhum problema tenha sido descoberto ou aumentado noutras áreas.
• O objetivo não foi alcançado: se o motivo for porque o plano não foi executado da forma adequada, será necessário voltar à fase anterior e rever detalhadamente o seu desenvolvimento. Se isso for descartado, será necessário retornar ao início do ciclo PDCA e analisar novamente as causas que deram origem ao problema

4. Ajustar ou agir

Uma vez que o ciclo se tenha mostrado eficaz, a mudança deve ser documentada, padronizada e controlada. É aconselhável disponibilizar essas informações aos funcionários, organizando, por exemplo, formações. Para um monitoramento abrangente dos novos processos, também é pertinente designar os KPIs a serem monitorados.

Além disso, se novas ferramentas foram testadas, elas devem ser amplamente aplicadas. Assim, se o teste piloto com dispositivos de picking por voz se mostrou eficaz na redução de erros na preparação de pedidos, será aconselhável perguntar aos responsáveis pela logística sobre a sua utilização por todas os operadores.

Vantagens do ciclo PDCA

Destacamos os principais benefícios da aplicação do ciclo de Deming:

• Fornece um método padronizado que pode ser usado em qualquer área de negócios para resolver problemas recorrentes.
• Economiza tempo procurando a solução mais eficaz.
• Funciona como um roteiro para garantir a execução completa de um projeto.
• Garante a análise detalhada de erros comuns para a sua resolução.
• É utilizado para controlar e documentar o a implementação de novos processos.
• O ciclo PDCA estabelece um guia de ação para eliminar as causas de um problema, independentemente de mudanças de pessoal.
• Incentiva o trabalho em equipa, graças à participação ativa de todos os envolvidos.

Como o PDCA melhora a qualidade logística de uma empresa?

Em logística, qualidade significa satisfazer a procura do cliente com o menor custo, sem comprometer o nível de serviço em nenhum momento. A chave é encontrar o equilíbrio ideal entre custo e qualidade de serviço.

Os custos da qualidade e da não qualidade

Ligados a este conceito, existem dois tipos de custos:

• Custos da qualidade: são aqueles derivados da obtenção da qualidade exigida. Por exemplo, é o custo relacionado à implantação de um plano de manutenção preventiva industrial no armazém para a correta conservação dos sistemas
• Custos de não qualidade: são aqueles que surgem devido à falta de qualidade nos processos. Um exemplo são as perdas devido às paragens ou falhas em máquinas.

Ferramentas para a gestão eficiente do armazém

Melhorar a qualidade é um objetivo constante em logística, pois é sinónimo de maior produtividade. O objetivo final é "fazer bem na primeira tentativa". Para isso, aplicar métodos como o ciclo PDCA aos processos do armazém é fundamental para aumentar a eficiência logística da empresa.

A implementação do ciclo de Deming pode ser complementada com novos sistemas e equipamentos para otimizar todos os processos da instalação. A instalação de um WMS no armazém potência a aplicação deste método, uma vez que este sistema recolhe e processa automaticamente um grande volume de informação.

Além disso, ferramentas como o Supply Chain Analytics Software facilitam a análise desses dados por meio de painéis e gráficos personalizados, o que aumenta a eficiência em estágios importantes como entradas e saídas de stock, preparação de pedidos ou a gestão de inventários, entre outras.

A inovação tecnológica potencializa o efeito do ciclo PDCA

O objetivo final da qualidade logística é alcançar a melhoria contínua do serviço ajustando ao máximo os custos. De fato, dois em cada dez entrevistados na pesquisa Supply Chain Digital and Analytics Survey da Deloitte consideram a redução dos custos logísticos como o primeiro objetivo no seu compromisso com as ferramentas de análise de dados.

O monitoramento do processo garante o controle do correto desenvolvimento do ciclo de Deming, que pode ser aplicado de forma mais eficaz com o uso de sistemas computacionais. Se pretende conhecer em profundidade as vantagens de utilização de um sistema de gestão de armazéns, entre em contato connosco e mostraremos como funciona numa demonstração personalizada.