Controlo do armazém: que métricas monitorizar?
Para um bom controlo do armazém são imprescindíveis os sistemas de gestão, que registam dados de forma contínua. Essa informação traduz-se em indicadores-chave de desempenho (KPI), que permitem medir a evolução das operações intralogísticas. Os KPI não servem apenas para avaliar o desempenho do nosso centro de tempos em tempos, mas também facilitam o controlo permanente do armazém.
Como saber se a instalação de armazenagem está a funcionar de acordo com o nível exigido a cada momento? A resposta está nesses mesmos dados. Contudo, é preciso saber interpretá-los e qual é o seu impacto nos processos, ou os números que vão aparecer no ecrã não serão mais que gráficos complicados, cifras e percentagens sem um significado claro.
Ferramentas para um controlo exaustivo do armazém
Para um controlo eficaz do armazém é fundamental rever com frequência as métricas que medem a atividade na instalação. Essa boa prática ajuda a detetar precocemente eventuais problemas e a atuar com rapidez para que qualquer falha repercuta minimamente na cadeia de fornecimento. Para isso, a gestão informatizada do armazém torna-se indispensável.
No entanto, é necessário contar com um sistema capaz de analisar e interpretar grandes quantidades de dados para complementar as funcionalidades de gestão do WMS. Como base para escrever este artigo, utilizamos o módulo Supply Chain Analytics Software para o Easy WMS da Mecalux.
KPI que facilitam o controlo do armazém
Vejamos em detalhes as principais métricas proporcionadas pelo módulo Supply Chain Analytics Software:
Gestão de entradas ou recebimento de mercadorias
| KPI | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Índice de movimentos da doca para o stock | Mede em horas o tempo decorrido em média desde que se inicia o recebimento de mercadorias até à sua finalização. Reflete a capacidade operacional do armazém para converter a mercadoria recebida em inventário registado. | Quanto mais alto for o valor, mais horas serão dedicadas ao processo e, portanto, pior será o desempenho. Esse dado alerta-nos de que há um ponto de estrangulamento no recebimento das mercadorias que está a atrasar as entradas. |
| Recebimentos e linhas de recebimento realizados por hora | Reflete o volume de produtos recebidos que foram processados por hora. | Deteta picos e vales na atividade das docas e facilita a coordenação com os fornecedores. Também mostra a produtividade dos operadores quando o stock é recebido. |
| Percentagem de recebimentos sem danos por fornecedor e por dia | Mede o número de recebimentos que chegaram em perfeitas condições (todos os produtos que os compõem devem estar totalmente sem danos). | Junto ao seguinte indicador, permite controlar o desempenho dos fornecedores e analisar o nível de serviço oferecido. |
| Fornecedores a tempo por dia | Indica a percentagem de fornecedores pontuais em seus envios. | É importante para a gestão de compras e para o cálculo do ponto de pedido e dos stocks de segurança. |
Gestão de saídas ou expedição de mercadorias
| KPI | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Índice de atendimento do pedido (line fill rate) | Expressa a relação existente entre as linhas de picking geridas (produtos individuais) e enviadas relativamente às fechadas ou canceladas. | Reflete a eficácia operacional do armazém completando e expedindo produtos com sucesso. |
| Índice de atendimento do pedido (order fill rate) | Mostra a relação existente entre os pedidos recebidos e os que sairão (uma ordem é composta por várias linhas). | Torna evidente a capacidade do armazém para gerir e enviar pedidos. Para que seja um valor favorável deve situar-se perto de 100%. |
| Linhas inseridas, expedidas, carregadas e fechadas por hora | Essa métrica divide o processo de preparação de pedidos restringindo-o apenas às tarefas cuja responsabilidade integral é do armazém. | Os dados do ciclo completado no armazém permitem monitorizar o ritmo de trabalho e a produtividade dos operadores. |
| Ordens expedidas por hora | Mede o número de ordens fechadas por hora. Mostra a eficácia dos operadores e da última fase de verificação anterior à expedição das mercadorias. | Quanto maior o número, maior será a produtividade do armazém. |
| Tempo de ciclo de ordem interna | É o tempo que um pedido demora em ser completado desde que chega a ordem ao armazém até que sai pela doca de expedições. Revela a agilidade do armazém em responder à procura. | Quanto menor for o tempo consumido, melhor será o desempenho do armazém. É uma métrica que permite detetar atrasos no processo de picking. |
| Ordens a tempo e preparadas para expedir | É a percentagem de ordens completadas que estão à espera de serem expedidas. Uma ordem completada a tempo ocorre quando a data da primeira expedição for inferior à data da expedição planeada. | Se emitir uma percentagem alta significa que os pedidos são expedidos antes da data planeada, o que indica uma grande eficácia e um excelente nível de serviço. |
Gestão de stock ou inventário
| KPI | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Referências ou SKU com stock | Esta percentagem reflete o nível de stock disponível no armazém por referência. | Quanto mais produtos houver em stock, menos risco de entrar em situações de rutura de stock. Ter os dados atualizados facilita a organização do abastecimento. |
| Backorders ou pedidos pendentes | São os pedidos que o armazém recebeu, mas que estão parados por falta de stock. | Indicam que ocorreu ruturas de stock em certas referências. |
| Inventário invendável | Refere-se ao stock que não pode sair por diferentes razões. | Esse inventário obsoleto é problemático porque está a consumir recursos e aumenta os custos de armazenagem. |
| Expansão de stock | É a diferença entre o stock registado no sistema e o stock real. Se o stock real for inferior ao registado, ocorre a perda de inventário ou expansão. | Ajuda a evitar abastecimentos indevidos e torna evidentes os riscos de não entregar pedidos. Pode ocorrer devido a erros no inventário, falhas nas operações ou no manuseio, roubos ou fraudes, produtos danificados… |
Precisão na gestão de pedidos e picking
| KPI | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Precisão do picking em ordens de pedido | Mostra a percentagem de ordens de pedido completas sem erros, ou seja, ordens com produtos corretos e realizadas no tempo requisitado. | O objetivo deve ser uma precisão de 100%, porque os erros no picking são altamente custosos. |
| Ordens expedidas completas | É a percentagem de pedidos que foram expedidos por completo. Avalia a produtividade dos operadores. | Se houver uma queda neste dado, pode estar a indicar problemas na comunicação com os operadores, na tramitação dos pedidos ou falhas humanas. O objetivo é chegar a 100%. |
| Índices de pedidos expedidos em relação a recebidos | Relaciona o número de pedidos expedidos em relação aos recebidos. | O objetivo é que o índice seja o mais alto possível porque assim mostra que o nível de serviço do armazém é elevado. Além disso, também ajuda a evitar possíveis faltas de stock no armazém. |
Gestão de localizações e capacidade do armazém
| KPI | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Volume de ocupação do armazém por tipo de localização | Mostra a percentagem de ocupação de um tipo de localização (pode ser um tipo de estante ou uma área específica como um buffer de armazenagem). Este indicador deteta se há tipos de localizações subutilizadas ou outras que estejam perto da sobrecarga. | Pode terminar indicando a necessidade de executar uma reformulação de layout ou a alteração de sistemas de armazenagem para ajustar a disponibilidade de localizações por tipo de artigo. Da mesma forma, também torna evidentes as instalações que operam abaixo da sua capacidade efetiva. |
| Armazém usado por tipo de artigo | Mostra a distribuição de localizações ocupadas por um mesmo tipo de artigo em forma de gráfico circular. | Permite analisar as características do inventário e comprovar sua evolução, uma vez que pode ser analisado a partir de diferentes critérios temporários (trimestral, semanal, entre datas concretas...). |
| Dias on hand de mercadoria | É subdividido por tipo de artigo ou por artigo específico. Diz respeito ao tempo que uma referência permanece em stock no armazém. | Permite ajustar o reabastecimento do stock e verificar a rotação de mercadorias. |
Controlo do armazém com o Easy WMS da Mecalux
O módulo Supply Chain Analytics Software é atualizado diariamente a partir da base de dados do Easy WMS e conta com uma potente ferramenta para a elaboração de relatórios e o ajuste personalizado das estatísticas. Proporciona um exaustivo controlo do armazém graças à grande quantidade de informações que coloca à nossa disposição, assim como pela sua clareza no momento de apresentá-las.
Se quiser conhecer o seu funcionamento em combinação com o Easy WMS de forma personalizada, entre em contato connosco e um dos nossos especialistas em software fará uma demonstração para que possa comprovar todo o seu potencial controlando os processos de armazenagem.