Como fazer um inventário rápido e eficaz

Fazer inventários ou contagens de mercadoria no armazém é uma prática padrão para verificar com precisão os níveis e localizações no stock, Isso é essencial para a planificação das áreas de fornecimento e distribuição logística

No nosso artigo, revisamos as diferentes opções existentes para fazer inventários físicos no armazém e também abordamos as ferramentas e boas práticas que facilitarão essa tarefa.

O que é um inventário físico e quais são seus objetivos?

Um inventário é a lista ordenada, detalhada e availada das mercadorias que uma empresa armazena. Essas mercadorias são classificadas e avaliadas com base nas suas características, de forma que fazem parte do seu património. Fazer um inventário físico no armazém consiste em contrastar o stock, as suas quantidades e características com o que aparece no registo ou sistema informático da empresa a qualquer momento.

Os principais objetivos para a realização de um inventário são detetar:

• Produtos danificados ou vencidos.
• Stock obsoleto: devido a modificações no próprio produto ou porque foi substituído por outro. Esse tipo de stock deve ser muito controlado, pois tem um impacto direto nos custos de armazenagem e ocupa um espaço valioso na instalação.
• Desvios devido a erros humanos ou do sistema: os primeiros são mais comuns que os segundos. Quanto mais organizadas as operações diárias, menos desequilíbrios haverá.
• Produtos que desaparecem: são perdas desconhecidas, geralmente produzidas por furtos ou outros incidentes.

De qualquer forma, no final do inventário, o responsável pelo armazém deve emitir um relatório destacando:

• As percentagens de variação por valor e por unidades entre os registros iniciais e o inventário final.
• As diferenças mais importantes encontradas e as possíveis causas por trás desses desequilíbrios.
• As ações propostas para melhorar a gestão do stock.

Principais tipos de inventário

Se tomarmos como base a periodicidade com a qual a contagem de mercadorias é realizada, destacam-se os seguintes tipos de inventários:

- Inventário anual

A legislação determina a obrigação de cada empresa de apresentar um inventário anual (ou trimestral), ou seja, uma contagem global, que geralmente coincide com o final do ano.

Este procedimento constitui o tipo mais comum de inventário em empresas que não possuem grandes volumes de referências. No entanto, com apenas um inventário por ano, é difícil realizar a análise dos desvios e tomar medidas para corrigi-los a tempo.

- Inventário periódico ou rotativo

A contagem de referências e unidades é realizada a cada período determinado (mensal, trimestral, etc.) e é a empresa que a determina. Geralmente, essas contagens são planejadas nas horas ou alturas do ano com menor movimentação de mercadorias, pois evitam interferências no desenvolvimento da atividade habitual no armazém.

- Inventário permanente ou perpétuo

O controlo de stock é realizado com o software de gestão de armazém. Os dados do stock são atualizados em tempo real e o sistema exibe todos os movimentos sem a necessidade de fazer pausas na atividade. A implementação de um software também apresenta vantagens para o controlo de suprimentos, pois o departamento de compras tem seu trabalho facilitado quando se trata de substituir referências.

Além disso, é possível alternar os dois tipos de inventário com outras contagens excecionais, quando é necessário verificar o stock disponível em uma zona ou grupo de locais específico.

Passo a passo: como fazer um inventário físico

Existem algumas etapas inevitáveis que devemos executar para fazer um inventário físico no armazém, independentemente da tecnologia usada:

1. Determine a metodologia: dependerá do tipo de stock armazenado. É necessário decidir quais mercadorias serão sujeitas ao inventário e como serão quantificadas (por unidades, por volume, por peso, por valor econômico, etc.). Ao priorizar as referências a serem inventariadas, uma opção é usar o método ABC para classificá-las de acordo com a rotação, embora elas também possam ser organizadas por zonas ou por famílias de produtos.

2. Prepare a equipa de operadores: a equipa deve saber exatamente quais etapas executar, o setor do armazém a ser inventariado e como usar as ferramentas, além de outras instruções (por exemplo, coletar o stock obsoleto ou defeituoso, conforme vá identificando).

3. Aproveite os momentos fora de pico: é preciso considerar o efeito da sazonalidade e tentar organizar os inventários durante os períodos de menos atividade, a fim de limitar seu impacto no armazém.

4. Avise aos fornecedores: fazer o inventário paralisa a atividade de entradas e saídas do stock, sendo necessário planejá-lo com antecedência e informar fornecedores e clientes.

5. Verifique as ferramentas e recursos documentais: pode parecer um detalhe menor, mas o tempo gasto no inventário deve ser o mínimo possível, para que os dispositivos e a documentação necessária devem ser preparados com antecedência para evitar problemas de última hora.

Do inventário no Excel aos sistemas de gestão de armazém

O resultado da contagem de stock deve ser refletido em um papel ou suporte informatizado, dependendo do tamanho da empresa. Analisamos as opções mais abrangentes:

1. Inventário com Excel ou em papel

A realização de inventários com papel é a versão mais básica do processo e só é viável nas empresas que possuem níveis de stocks mínimos. Mas, mesmo nesses casos, o inventário sem software de gestão de stock expõe a empresa a problemas que podem ser caros.

A operação é a seguinte: os operadores verificam o stock com uma lista de produtos em papel, para que seja seguido um procedimento muito manual que aumenta a probabilidade de erro humano.

Uma evolução desse método é o uso de modelos do Excel para fazer inventários, uma vez que envolve um pouco mais de automação já que pode executar cálculos de maneira computadorizada. Com a Excel, também há a possibilidade de instalar extensões que coletam dados diretamente dos leitores de código de barras, o que acelera o registro de dados. No entanto, apesar de melhor que o papel, essa solução também é suscetível a erros e, a longo prazo, não garante eficácia ou segurança no controlo de mercadorias.

2. Inventário com um WMS

Os sistemas de gestão de armazéns ou WMS significaram um salto de qualidade na precisão e velocidade dos inventários no armazém. São, de fato, essenciais em empresas com um alto número de referências. Nesses casos, a complexidade da contagem do stock é alta e um WMS reduz significativamente a probabilidade de cometer erros.

Surpreendentemente, de acordo com dados do Warehousing Education and Research Council, dois terços dos armazéns nos EUA ainda empregam métodos de gestão de stock alternativos para os WMS, incluindo o Excel. Isso é algo que provavelmente mudará devido às funcionalidades que os sistemas de gestão de armazém oferecem.

Por exemplo, o Easy WMS, o WMS da Mecalux, permite:

• Organizar quantas contagens o gerente do armazém precisar e com as características necessárias. Por exemplo, é possível programar contagens de contentores (paletes, caixas, etc.) ou de itens específicos.
• Limitar as áreas do armazém nas quais fazer a contagem (contagem por local).
• Estabelecer regras de prioridade aos produtos com base em seus parâmetros logísticos (nível de rotação, custo unitário, data de validade, número do lote, etc.) para poder selecioná-los facilmente e iniciar o inventário pelos mais relevantes para a empresa.
• Integrar todos os tipos de dispositivos de digitalização, sejam terminais de rádio frequência ou sistemas de voice picking, entre outros.
• Manter o controlo máximo do armazém, ativando um sistema de inventário permanente, para que as informações sobre o stock disponível sejam atualizadas diariamente. No caso do Easy WMS, o módulo Supply Chain Analytics é responsável por gerir esse enorme volume de dados.

Inventário com código de barras ou RFID?

Um dos elementos que mais condiciona um inventário é o sistema de identificação, que varia do tradicional leitor de código de barras às sofisticadas etiquetas RFID. Vamos analisar essas duas opções:

- Inventário com leitores de código de barras ou radiofrequência:

O código de barras é o sistema de identificação mais utilizado devido à sua eficiência, universalidade e baixo custo de implementação. A transferência de informações entre o mundo físico e o digital, seja Excel ou um software mais avançado, é feita usando dispositivos que digitalizam esses códigos de produto. Dessa forma, é essencial que exista uma linha direta de visão entre o leitor e a mercadoria.

O terminal de radiofrequência também é um leitor de código de barras, ao qual é adicionada a capacidade de se comunicar com o software de gestão do armazém usando ondas de radiofrequência. Assim, o operador pode receber pedidos e realizar verificações diretamente no terminal, o que acelera a tarefa.

- Inventário com leitores de etiquetas RFID:

A implementação do sistema de identificação usando etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) foi um enorme avanço na velocidade das contagens.

Essa tecnologia usa as ondas de rádio para emitir e receber dados vinculados a um objeto. Como chips integrados a um adesivo, eles armazenam uma maior quantidade de informação, que pode ser modificada ao longo do percurso do produto pela cadeia de suprimentos.

Em relação às tarefas de inventário, uma das principais vantagens é que ela não requer visão direta entre a etiqueta e o dispositivo. Portanto, com uma simples passagem do leitor pelo contentor, os dados são carregados diretamente no sistema.

Duas das grandes barreiras que impediram a implementação massiva do sistema de identificação com RFID são, por um lado, o preço e, por outro, a falta de precisão. No entanto, o mercado evoluiu e, em 2018, o custo médio de um sensor de IoT como são as etiquetas RFID é 200% menor que em 2004, de acordo com o Manufacturing Trends Report, da Microsoft.

Além disso, já existem inúmeras histórias de sucesso e estudos mostrando que a tecnologia melhorou claramente a precisão das leituras. Um estudo realizado pela organização GS1 US e pelo laboratório RFID da Universidade de Auburn, nos Estados Unidos, revelou que em 70% dos pedidos analisados algum tipo de erro foi registrado devido ao uso de identificação de código de barras, comparado apenas 0,01% dos pedidos geridos com RFID.

A importância de realizar uma boa contagem de stock

O objetivo de um controlo adequado do stock é maximizar os lucros minimizando os custos de armazenagem, sem afetar os níveis de serviço da instalação e melhorando a satisfação do cliente.

Tecnologias como o software de controlo de armazém e a identificação RFID estão contribuindo para maior precisão de todo o processo. No entanto, ainda há um longo caminho a percorrer, uma vez que ainda existem muitas empresas que continuam a confiar em métodos mais manuais para fazer inventários no armazém.