O controlo de inventário consiste em saber que produtos se encontram no armazém

Controlo de inventário: fundamental para oferecer um bom serviço ao cliente

25 Agosto 2022

O controlo de inventário consiste em conhecer o estado da mercadoria de uma empresa, incluindo matérias-primas, produtos semiacabados e produtos acabados.

Há empresas que precisam apenas fazer um controlo periódico das suas referências. No entanto, outras necessitam de um gestão do stock muito mais extenso, pois possuem processos de produção, uma maior rotatividade de produtos e recebem devoluções dos clientes (é o que se denomina logística reversa). Seja qual for o caso, o controlo de inventário é uma atividade fundamental para conseguir uma maior rentabilidade.

Neste artigo veremos o que é o controlo de inventário, por que agora é tão necessário que as empresas possam gerir um número crescente de referências e como deve ser implementado.

O que é o controlo de inventário?

O controlo de inventário engloba um conjunto de processos e métodos destinados a supervisionar o stock de uma empresa. Ao conhecer detalhadamente toda a mercadoria de uma empresa, é possível planear e organizar melhor os seus fluxos e operações.

O controlo de inventário inclui a gestão do stock, que consiste em registar a aquisição e comercialização dos produtos. Uma empresa deve ter um stock mínimo para prestar um serviço e determinar seu ponto de pedido, ou seja, o momento em que a ordem de reabastecimento deve ser lançada.

Dessa forma, podemos fazer o balanço de artigos que entram e saem do armazém para saber sua disponibilidade. O controlo do inventário obriga a considerar as flutuações da demanda, o lead time e o funcionamento do negócio para definir a quantidade de produtos necessários para atender adequadamente o cliente.

O SGA agiliza o controlo de inventário e reduz as possibilidades de erro
O SGA agiliza o controlo de inventário e reduz as possibilidades de erro

Por que fazer um controlo de inventário?

O que realmente se procura com o controlo de inventário são dois objetivos básicos: minimizar o custo de armazenagem e oferecer um excelente serviço aos clientes.

Ter o stock ideal mantendo o balanço correto de stock nos armazéns é essencial para a rentabilidade das empresas. O motivo é que as ruturas de stock poderiam causar atrasos e reclamações por parte dos clientes.

Por outro lado, não é desejável haver um excesso de stock, porque acarreta um custo adicional e a mercadoria poderia ficar obsoleta.

Como fazer um controlo de inventário?

O controlo de inventário é um processo que pode ser realizado de três modos diferentes:

  • Papel ou manual. Os operadores têm uma lista do catálogo de produtos, percorrem o armazém verificando o número de artigos disponíveis de cada referência e, em seguida, anotam essa cifra no papel. O inconveniente desse método de trabalho é que podem ser cometidos erros, portanto é viável unicamente para pequenas empresas com níveis de stock e rotatividade mínimos.
  • Excel. Com este programa é possível fazer listas dos artigos do armazém. Ao contrário do papel, o Microsoft Excel oferece folhas específicas para fazer inventários permitindo inclusive recolher os dados diretamente dos leitores de códigos de barras. No entanto, praticamente todo o processo de inserção de dados é manual, por isso a probabilidade de que ocorram erros é bastante elevada.
  • Sistema de Gestão de Armazém: Fica claro que fazer o controlo de inventário de forma manual é exaustivo e o risco de cometer erros é muito elevado. Por outro lado, um SGA (como o Easy WMS da Mecalux) elimina o papel, agiliza o controlo de inventário e acaba com os erros. Esse software controla todas as entradas e saídas dos produtos, por isso pode fazer um controlo integral e seguro dos processos superados por cada artigo.

A cada quanto tempo deve ser feito o controlo de inventário?

As empresas devem estabelecer uma periodicidade para fazer o inventário, embora isso dependa de fatores como o número de produtos disponíveis, o tamanho do armazém e o número de operadores.

O controlo de inventário pode ser periódico (por exemplo, mensal, trimestral, semestral ou anual), o que exigirá o envolvimento de uma boa parte do pessoal durante um ou vários dias e, provavelmente, as operações do armazém tenham que ser interrompidas. Além de exigir um esforço significativo, podem ocorrer erros porque não deixa de ser uma tarefa manual.

Também pode ser realizado um inventário cíclico. Trata-se de ter disponível certas referências com mais frequência do que outras, de acordo com suas características comuns ou rotatividade (seguindo o método ABC). Ao contrário do inventário anual ou semestral, garante um levantamento mais rigoroso das referências armazenadas, o que reduz o risco de ruturas de stock.

Finalmente, o ideal é poder fazer um controlo de inventário permanente. Ou seja, um inventário atualizado em tempo real, registando constantemente todos os movimentos de stock (desde as entradas e saídas até os movimentos internos). Isso só é possível mediante um SGA, uma vez que este sistema faz um acompanhamento dos produtos que se recebem, permanecem e expedem de forma automática. Com um inventário permanente reduz custos e desaparecem os erros e as interrupções na operação.

Inventário físico vs inventário contábil

É preciso ter cuidado para não confundir o inventário físico com o inventário contábil. O físico refere-se à organização real das mercadorias dentro do armazém. Enquanto o inventário contábil está relacionado ao valor monetário dessa mercadoria.

O objetivo de fazer um controlo de inventário físico é garantir que as unidades registadas no sistema estejam de acordo com as que realmente estão nas estantes. E quando há diferenças pode ser devido a um erro de picking, um furto, etc. Portanto é necessário ser ajustado.

O controlo de inventário contábil busca que o valor monetário do stock adquirido esteja de acordo com o expedido. Isso é problemático quando uma mesma referência foi comprada com preços diferentes, porque uma vez depositadas nas estantes, não haverá diferenças entre as mesmas. E aqui entram métodos contábeis como o FIFO (first in, first out, o valor do último produto expedido é o do produto mais antigo), LIFO (last in, first out, o valor do expedido é o do produto mais recente) ou PMP (preço médio ponderado, onde se utiliza um preço médio).

Em qualquer caso, para fazer um bom controlo do inventário contábil, é imprescindível que o controlo do inventário físico seja exaustivo. Se não tivermos conhecimento dos produtos que realmente existem no armazém, será impossível atribuir um valor económico ao stock da empresa. 

Através do método ABC, os artigos são classificados de acordo com seu nível de procura
Através do método ABC, os artigos são classificados de acordo com seu nível de procura

Os produtos sob controlo

O objetivo de fazer um controlo de inventário é facilitar as operações do armazém. Uma boa organização da mercadoria tem uma influência positiva em todas as atividades desenvolvidas na instalação.

Ao conhecer com precisão a disponibilidade dos artigos no armazém, a eficácia da empresa é muito maior e melhora, por sua vez, a imagem corporativa. Permite organizar as reposições, a processamento de pedidos ou enfrentar as mudanças da procura com facilidade. A empresa armazena stock suficiente para atender os seus clientes, inclusive quando ocorre um aumento nas vendas.

Controlar o inventário também ajuda a aproveitar melhor os recursos do armazém. Por exemplo, ao armazenar os artigos indispensáveis para a realização do serviço, estes ocupam unicamente um espaço limitado.

O controlo de inventário permite ter stock suficiente para atender os clientes e processar os pedidos sem atrasos
O controlo de inventário permite ter stock suficiente para atender os clientes e processar os pedidos sem atrasos

Quantos mais dados e informações se tem sobre os produtos do armazém, mais fáceis e bem-sucedidas serão as decisões de melhoria tomadas. Por isso é importante ter um Sistema de gestão de Armazém como o Easy WMS da Mecalux. Entre em contato connosco para que possamos assessorá-lo sobre os recursos que esse software oferece e como pode ajudá-lo a controlar o seu inventário em tempo real.