Controlo de stock, a principal operação do armazém

O controlo de stock, saber a todo o momento qual é o stock existente no armazém, é um processo essencial para o correto desenvolvimento das operações logísticas e impacta diretamente na satisfação dos clientes.

Imaginemos a frustração de um cliente que precisa esperar semanas para receber um pedido que comprou pela internet devido à falta de stocks. Esse problema, causado por uma gestão inadequada do inventário, pode manchar a nossa reputação e aumentar os custos logísticos, assim como nos leva a perder futuras vendas.

Neste artigo explicamos o que é o controlo de stock e saberemos por que é uma peça primordial na cadeia de abastecimento de qualquer empresa. Também veremos como um sistema de gestão de armazém ajuda a controlar o stock, a fazer o acompanhamento da mercadoria em tempo real e a otimizar os fluxos.

O que é o controlo de stock?

Definimos o controlo de stock como uma operação que consiste em organizar e supervisionar a mercadoria que entra e sai do armazém. Trata-se de fazer um balanço entre os artigos que chegaram e os que foram expedidos para assim determinar o número de unidades disponíveis de cada referência.

Essa operação é fundamental para as empresas que tenham um vasto catálogo de produtos, tais como o gigante do desporto Decathlon. No seu armazém de Northampton, Reino Unido, equipado com estantes para picking da Mecalux, gere 35.000 referências de diferentes rotatividades e dimensões (calçado esportivo, toucas de natação, vestuário técnico, etc.). Também expede um alto volume de pedidos diários: 3.000 para clientes online e de 50.000 a 60.000 artigos que são enviados para as lojas físicas da franquia no Reino Unido. Como gerir o aprovisionamento de tantos produtos e a preparação de todos esses pedidos? A resposta está no controlo de stock.

O controlo de stock estabelece dois objetivos básicos: por um lado, prevenir as eventuais quebras de stock que impedem fazer um fornecimento sem atrasos aos nossos clientes e, por outro, evitar o excesso de stock, que acarreta custos de armazenagem adicionais.

Para que uma empresa possa gerir a sua mercadoria de forma correta, a primeira coisa que deve fazer é planificar a procura, ou seja, saber as flutuações do mercado e a sazonalidade do produto com o objetivo de manter os níveis de stock adequados no armazém. Considerando esse aspecto, pode definir a quantidade de produtos necessários para operar e organizar as suas operações com antecedência.

Razões para fazer o controlo de stock

Com o exposto até agora, já é possível ter uma ideia da finalidade do controlo de stock: ter a mercadoria necessária para poder trabalhar. Vejamos em detalhes por que é preciso priorizar essa operação:

• Competitividade. Conhecendo o estado dos produtos e a sua localização no armazém, a preparação de pedidos é muito mais dinâmica e fluida.
• Agradar o cliente. Quando o serviço do armazém melhora, também melhora a satisfação dos clientes. Entregas rápidas, pontuais e sem erros geram uma maior confiança e, consequentemente, aumentam as vendas futuras.
• Maior liquidez. O controlo de stock ajuda a equilibrar os gastos, o que se traduz em liquidez. Ao vender os stocks, o dinheiro investido é recuperado e os pagamentos podem ser organizados para obter um bom balanço contábil.
• Redução de custos. Uma excelente gestão do inventário evita o excesso de stock e a obsolescência da mercadoria sem saída comercial. Além disso, ao ter os produtos devidamente distribuídos, o espaço do armazém é otimizado (por exemplo, em vez de ter dois armazéns com uma infinidade de produtos, é necessário apenas um com os artigos imprescindíveis). Dessa forma, conseguimos reduzir os custos de armazenagem.

Como controlar o stock no armazém

O controlo de stock consiste em manter um registo dos produtos que entram e saem do armazém, incluindo a contagem dos stocks para saber a quantidade exata de produtos disponíveis num momento específico. Isso pode ser feito de forma manual, com lápis e papel. Os operadores imprimem uma lista do catálogo de produtos do armazém e percorrem os corredores contando os artigos existentes em cada localização. Em seguida, registam as quantidades anotadas no sistema. Esse processo manual é conhecido como inventário físico.

O inconveniente é que, ao ser manual, existe um risco muito elevado de se cometer erros (ao localizar os artigos, ao contá-los, ao anotar o número no papel, ao registar esses dados no sistema, etc.). O risco é maior quando as empresas manuseiam um grande número de produtos.

Ao fazer a contagem física a empresa obtém um retrato do estado do armazém para um período de tempo muito limitado. A atividade da empresa não é interrompida, por isso, após contabilizar os produtos, continuam recebendo novas mercadorias e expedindo mais pedidos. Em suma, o estado desse inventário mudará em muito pouco tempo.

Por isso, a transformação digital em logística e a integração de novas capacidades tecnológicas em áreas como o armazenamento, a preparação de pedidos ou o transporte, entre outras, proporcionam uma maior segurança e precisão. A tecnologia, além de facilitar o controlo de stock, também aumenta a precisão. Fazer um controlo de stock com o Excel também não é viável, pois é igualmente propenso a erros e nada escalável. Seria necessário utilizar um software especializado em armazenamento para acelerar as operações e manter um inventário exaustivo.

Software para o controlo de stock

O mais recomendável é recorrer a um sistema de gestão de armazém, como o Easy WMS da Mecalux, que permite fazer um rigoroso controlo de stock. Com esse sistema, a empresa sabe a todo o momento qual é o stock disponível, a sua proveniência, localização e destino. Como resultado, obtém-se um inventário permanente, atualizado em tempo real.

Como se consegue isso? Graças à codificação da mercadoria. Quando a mercadoria chega ao armazém é identificada com uma etiqueta para garantir a rastreabilidade de cada produto de forma inequívoca.

Em seguida, o SGA atribui uma localização para cada produto baseando-se em diferentes parâmetros como as suas características ou rotatividade. Uma correta distribuição da mercadoria resulta numa operação mais fluida. Dessa forma, é possível otimizar a rota dos preparadores de pedidos para que percorram as menores distâncias possíveis e sejam mais rápidos.

Monitorar o stock

As empresas competem para serem as melhores. Para tal, devem oferecer um serviço logístico ágil, de qualidade, sem erros e ao menor custo possível. O controlo de stock desempenha um papel fundamental nesse sentido, porque uma quebra de stock significa perder vendas, receber reclamações dos clientes, gastos de gestão e, em suma, ficar atrás em relação à concorrência.

A digitalização é a solução adequada para fazer um controlo rigoroso do stock. Graças a ela, uma empresa pode registar os produtos que entraram e saíram do armazém e, dessa forma, fazer uma contagem dos artigos disponíveis.

Um sistema de gestão de armazém como o Easy WMS da Mecalux é uma ferramenta infalível para controlar o stock. Esse software foi implantado em mais de 900 instalações logísticas em empresas de todos os setores, entre os quais se destacam o retlaho, e-commerce, terceirização logística (3PL), elétrico e eletrónico, automobilístico, alimentos e bebidas, farmacêutico e químico. Entre em contato connosco, teremos prazer em informá-lo sobre as suas características e mostrar como podem ajudá-lo a melhorar o desempenho do seu negócio.