Preparação de pedidos: fundamental para uma operação eficiente

A preparação de pedidos é uma das atividades centrais de um armazém, pois o objetivo final da logística é poder entregar o maior número de pedidos a um custo mínimo e no menor tempo possível. Os custos destinados à preparação de pedidos podem ultrapassar 60% dos custos operacionais de um armazém. Por isso, reduzir seu impacto pode garantir o sucesso de uma empresa. Ou exatamente o contrário em caso de não consegui-lo.

Neste artigo analisamos detalhadamente as dificuldades existentes para a preparação de pedidos com o objetivo de conseguir uma cadeia logística dinâmica e produtiva.

O que é a preparação de pedidos?

A preparação de pedidos é a operação que se encarrega de acondicionar os produtos solicitados pelos clientes para serem expedidos na forma de pedidos. Os mesmos podem ser enviados ao cliente final, à fábrica ou a outros armazéns ou lojas da empresa.

É muito comum utilizar o termo picking como sinónimo de preparação de pedidos, mas isso não é totalmente correto. Picking é o processo de extrair produtos de uma unidade de carga (como um contentor) que contém mais artigos dessa mesma referência e depositá-los em outra unidade de carga (um carrinho de preparação de pedidos). Em outras palavras, é a recolha e combinação dos artigos que formam o pedido de um cliente, portanto podemos afirmar que o picking é uma operação que faz parte da preparação de pedidos.

Também existe uma diferença significativa entre a unidade de carga e a unidade de pedido. Os produtos são agrupados em unidades de carga (por exemplo, paletes, caixas ou contentores) que facilitam seu manuseio e transferência ao longo das etapas da cadeia de abastecimento. Por outro lado, a unidade de pedido seria as divisões da unidade de carga que podem ser incluídas em um pedido. Por exemplo, num contentor do armazém temos 100 embalagens de pilhas (cada uma delas com 4 pilas). Aqui existe 1 unidade de carga (o contentor), 100 unidades de pedido (só podem ser compradas as embalagens, não as pilhas individuais) e 400 unidades de produtos (as pilhas).

Tipos de picking

No momento de configurar a preparação de pedidos, é fundamental determinar como os produtos chegam aos operadores, uma vez que isso condiciona os sistemas de armazenagem que serão instalados. Atualmente, são utilizados diferentes critérios de processamento de pedidos; todos eles podem ser combinados ou aplicados individualmente:

• Homem ao produto: os operadores percorrem o armazém, a pé ou com a ajuda de um equipamento de movimentação, até as localizações correspondentes para recolher os produtos que compõem cada pedido.
• Produto ao homem: é o critério por excelência dos armazéns automáticos. Os operadores aguardam nos postos de picking à espera de que a mercadoria chegue até eles de forma automática (graças aos miniloads e transportadores para caixas).
• Cross-docking: a mercadoria recebida é expedida diretamente, não tendo que ser armazenada ou é armazenada durante um período de tempo muito curto.

Qual o segredo para conseguir um picking eficiente? Escolher a opção mais apropriada e que melhor se adapte às necessidades de cada armazém.

Layout de um armazém para processamento de pedidos

O layout de um armazém está sujeito ao número de pedidos que são processados diariamente e à diversidade das referências. Em função do número de pedidos necessários, devemos considerar:

• Área de picking: para definir como deve ser a área de picking é básico analisar as características do próprio pedido, o tamanho das unidades de carga, seu peso, as distâncias que os operadores devem percorrer, a localização e a posição da mercadoria.
• Estantes: ao projetar um armazém, uma das prioridades de qualquer empresa é fazer a gestão adequada dos produtos de maior rotatividade. De acordo com o método ABC, os artigos tipo A devem ser armazenados em sistemas de armazenagem que ofereçam acesso direto para agilizar a operação.
• Recipiente e embalagem: refere-se ao contentor utilizado para alojar temporariamente o produto e/ou produtos dos quais se fez picking. É primordial para facilitar o manuseio e o transporte dos artigos.
• Dispositivos de ajuda para picking: o picking por voz, os dispositivos luminosos pick-to-light e put-to-light ou as estações de picking de alto desempenho são ideais para minimizar erros, uma vez que indicam aos operadores onde e a quantidade de unidades que devem manusear o tempo todo.
• WMS: implementar um Sistema de Gestão de Armazém (como o Easy WMS da Mecalux) é indispensável para conseguir um processamento de pedidos eficiente. Otimiza as rotas de picking dos operadores, distribui a mercadoria em função das necessidades, digitaliza a gestão da informação, etc.

O mais habitual é combinar diferentes sistemas de armazenagem e métodos de processamento de pedidos que otimizem processos e aproveitem ao máximo o trabalho dos operadores.

Fases da preparação de pedidos

É impossível ter uma cadeia logística bem-sucedida se não conhecermos as principais fases da preparação de pedidos:

• Planejar antecipadamente: é essencial para gerir e atribuir os recursos disponíveis. Se tiver um WMS, o próprio software prioriza as ordens de pedido e define a distribuição de tarefas.
• Percursos e deslocações: é o processo ao qual se destina mais tempo e recursos, desde que se utilize o critério “produto ao homem”. Um layout do armazém eficiente é o melhor aliado.
• Recolha ou extração da mercadoria: é onde ocorre a maior parte dos erros nos processos de picking. Um inventário atualizado e a ajuda de terminais de radiofrequência ou dispositivos de ajuda como o picking por voz, entre outros, reduzem os erros.
• Verificação e processamento do pedido para a sua expedição: a última fase do picking refere-se à verificação das unidades recolhidas, acondicionamento do pedido, transferência para a área de expedição, impressão da documentação relacionada ao pedido, etc.

As diferentes fases da preparação de pedidos desenvolvidas num armazém podem variar em função do tipo de produto, do critério de processamento de pedidos ou das características de cada pedido.

Documentação logística para a preparação de pedidos

Os pedidos são acompanhados de uma documentação básica que garante o seu processamento, controle e entrega ao destinatário final:

• Ordem de picking: também conhecida como picking list, é o documento onde se especificam os produtos, quantidade, localização, corredor, estante e o percurso que deve ser feito pelo operador encarregado de processar o pedido.
• Nota de entrega: é um documento comercial que serve para que o destinatário comprove que o recebido coincide com o solicitado. Para o vendedor constitui uma prova de que o comprador recebeu o pedido e para a transportadora é o comprovante de que a entrega foi realizada. Atualmente, cada vez mais empresas trabalham com a prova de entrega eletrónica (Canhoto Digital), a fim de controlar digitalmente toda a informação relacionada à entrega de um pedido.
• Packing list: relevante na etapa do packing, este documento discrimina os produtos de um pacote, assim como as suas características.
• Rota: indica à transportadora os destinos onde os pedidos devem ser entregues, os quais foram previamente organizados por rotas de distribuição.
• Número de rastreamento: também conhecido como tracking number, é o número utilizado para identificar e monitorar os envios desde que saem do armazém até que chegam ao cliente.

A gestão automática e digital de toda a documentação é uma das grandes vantagens oferecidas por um WMS como o Easy WMS que é capaz, por exemplo, de criar automaticamente as picking lists. O módulo Multi Carrier Shipping Software, por sua vez, imprime etiquetas compatíveis com as principais agências de transporte e atribui os números de rastreamento de cada volume já a partir do armazém.

Erros e acidentes na preparação de pedidos

Os erros na preparação de pedidos existem. O importante é reduzi-los ao máximo para minimizar as suas consequências, reduzir custos e melhorar a imagem da empresa. Os incidentes mais habituais são os seguintes:

• Manusear o produto errado: costuma ocorrer quando um artigo foi colocado numa localização que não lhe corresponde.
• Recolher quantidades de produto incorretas: pode provocar desequilíbrios no inventário e pedidos errados.
• Mesmas referências distribuídas pelo armazém: representa uma perda de tempo enorme quando um operador deve ir a diferentes áreas do armazém para manusear várias unidades de um mesmo produto.
• Artigos sem etiqueta: se os produtos forem armazenados sem etiqueta, deverão passar novamente pela fase de etiquetagem, o que significa que não poderão ser utilizados para fazer picking.
• Esforço excessivo: é um dos acidentes mais comuns. Manusear mercadoria pesada em uma posição pouco ergonómica pode provocar lesões físicas nos operadores.

Existem diferentes fatores que podem ocasionar erros e/ou acidentes durante a preparação de pedidos. Reconhecê-los é o primeiro passo para o sucesso. Para minimizá-los, é recomendável optar por sistemas de armazenamento e de gestão automáticos.

KPI para medir o desempenho

Os Sistemas de Gestão de Armazém (WMS), tais como os módulos Supply Chain Analytics Software e Labor Management System (LMS) do Easy WMS, permitem configurar indicadores (KPI) para medir o desempenho do armazém. Dessa forma, podemos encontrar ineficiências que dificultam as operações e que impedem otimizar o armazém. Alguns KPI em logística nos ajudarão a determinar se a preparação de pedidos é realmente eficiente ou, se pelo contrário, pode ser aprimorado:

• KPI de produtividade: encarregam-se de analisar e calcular a eficiência dos processos, medindo a produção real em comparação com os recursos utilizados.
• Indicadores relativos ao tempo: estão relacionados ao tempo de reação na execução de qualquer operação.
• KPI ligados à qualidade: calculam, por exemplo, a percentagem de pedidos entregues a tempo ao cliente ou os erros cometidos, entre outros.
• Tempo do ciclo de ordem interna: determina o tempo necessário para um pedido desde o momento em que a ordem entra no armazém até ser completado e sair pelo cais de carga. O tempo de ciclo de ordem interna é a diferença entre a data de entrada de pedido e a data de expedição.

Dada a importância do picking em toda a cadeia de abastecimento, é crucial trabalhar com indicadores de desempenho (KPI) para medir a eficiência da preparação de pedidos em cada uma de suas fases.

Gestão digital da preparação de pedidos

A gestão dos processos, recursos e documentos que intervêm durante a preparação de pedidos são mais eficientes sob o controle e a supervisão de um Sistema de Gestão de Armazém. Sobretudo num contexto como o atual em que o e-commerce levou os clientes a exigirem entregas mais rápidas e sem erros.

Na Mecalux somos especialistas em dinamizar a preparação de pedidos com os sistemas de armazenagem, picking e gestão de armazém mais sofisticados do mercado. Se estiver a pensar em transformar a preparação de pedidos para se adaptar ao desafio do omnichannel ou, simplesmente, acredita que a preparação dos pedidos do seu armazém não é totalmente eficiente, entre em contato com a Mecalux. Teremos muito prazer em ajudá-lo e assessorá-lo para que sua cadeia logística seja altamente competitiva.